Anonimizzare uno o più clienti nel database

Anonimizzare uno o più clienti nel database - Marion

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Che cos'è l'anonimizzazione?

L'anonimizzazione consiste nell'eliminare definitivamente dal database del Suo sito tutte le informazioni personali di un cliente, che vengono sostituite da dati anonimi. Una volta anonimizzato, diventa impossibile identificare il titolare dell'account, sia tramite nome, e-mail, numero di telefono o indirizzo. L'anonimizzazione è uno degli obblighi derivanti dal regolamento europeo GDPR.

Sono possibili diverse misure di anonimizzazione:

• anonimizzare automaticamente l'insieme dei clienti inattivi.
• anonimizzare manualmente tutti i clienti inattivi.
• anonimizzare un cliente specifico dalla sua scheda cliente.

Che cos'è un cliente inattivo?

Affinché questo processo pianificato anonimizzi un cliente, quest'ultimo deve essere considerato inattivo dal sistema.

A tale scopo deve soddisfare contemporaneamente due condizioni, relative alla connessione e alla locazione:

Esempi per un ritardo di anonimizzazione configurato su 6 mesi e un'esecuzione del processo il 30 giugno 2023.

Condizione di connessione:

1° essersi connesso per l'ultima volta al proprio account cliente in front oltre il ritardo che Lei ha configurato al passaggio 2.

Esempio: si è connesso per l'ultima volta al proprio account cliente in front prima del 31 dicembre 2022.

2° oppure non essersi mai connesso in front dopo essere stato creato in back office da un utente oltre il ritardo che Lei ha configurato al passaggio 2.

Attenzione: se il cliente si è connesso al proprio account in front successivamente alla data di creazione in back office, è la data dell'ultima connessione all'account in front a prevalere per il calcolo del ritardo di anonimizzazione (punto 1° sopra).

Esempio: è stato creato in back office prima del 31 dicembre 2022 e non si è mai connesso al proprio account in front.

Condizione di locazione:

3° E non avere alcuna locazione associata al proprio account cliente

Esempio: un cliente è considerato inattivo il 30/06/2023:

• se si è connesso per l'ultima volta al proprio account cliente in front prima del 31 dicembre 2022
• e non ha alcuna locazione associata al proprio account cliente al 30 giugno 2023.

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4° oppure avere solo una o più locazioni associate in stato terminato o annullato e che si è/sono terminata/e o annullata/e oltre il ritardo che Lei ha configurato al passaggio 2.

Esempio: un cliente è considerato inattivo il 30/06/2023:

• se è stato creato in back office prima del 31 dicembre 2022
• non si è mai connesso al proprio account in front
• e ha una locazione associata al proprio account cliente in stato terminato o annullato, terminata o annullata prima del 31 dicembre 2022.

SE QUESTE CONDIZIONI NON SONO TUTTE SODDISFATTE, IL CLIENTE NON È CONSIDERATO INATTIVO DAL SISTEMA e non sarà quindi anonimizzato dal processo pianificato di anonimizzazione, sia che venga avviato automaticamente o manualmente.

Configurare il ritardo di anonimizzazione in massa

Vada al menu Impostazioni > Configurazione generale > Blocco GDPR

Qui può configurare il ritardo prima dell'anonimizzazione di un account cliente inattivo.

Passato questo ritardo, un processo pianificato automatico che viene eseguito ogni giorno anonimizzerà tutti i clienti inattivi.

Se non configura alcun ritardo nel campo, non avrà luogo alcuna anonimizzazione automatica.

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Non dimentichi di salvare cliccando sul pulsante in fondo al blocco GDPR.

Capitolo 1 - L'anonimizzazione automatica in massa - Ricordare di attivare il processo pianificato associato

Vada al menu Amministrazione > Processi pianificati > cerchi il processo denominato "Anonimizzazione di tutti i clienti o utenti inattivi del sistema" > assicurarsi che lo stato sia su "ATTIVO", altrimenti clicchi sul pulsante "INATTIVO" e confermi l'attivazione.

Questo processo pianificato anonimizzerà automaticamente ogni mattina alle 06:00 i clienti inattivi del sistema.

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Capitolo 2: L'anonimizzazione manuale in massa

Se non desidera attivare l'anonimizzazione automatica, può comunque, nel momento che preferisce, accedere al processo pianificato in back office e avviare manualmente l'anonimizzazione dei clienti inattivi.

Per farlo, clicchi sul pulsante viola "Esegui il processo".

Attenzione: è possibile che si trovi a dover anonimizzare un gran numero di clienti contemporaneamente e che sia necessario eseguire il processo più volte per trattare tutti i casi.

In ogni caso, può consultare lo storico del processo pianificato di anonimizzazione.

Per farlo, clicchi sul pulsante "visualizza lo storico".

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I dati dello storico

Lo storico indica:

1° La data e l'ora dell'ultima esecuzione del processo pianificato.

2° Il numero di clienti anonimizzati durante l'ultima esecuzione del processo.

3° Se il processo è stato eseguito manualmente o automaticamente e da quale utente del back office.

Capitolo 3 - L'anonimizzazione di un cliente specifico

Se non vuole anonimizzare i clienti in massa, oppure desidera anonimizzare un cliente che non soddisferebbe le condizioni di connessione presentate al passaggio 8, può anonimizzarlo dalla sua scheda cliente cliccando sul pulsante "Anonimizza" questo cliente.

Attenzione: il cliente in questo caso non deve avere locazioni in uno stato diverso da terminato o annullato, altrimenti l'anonimizzazione verrà rifiutata.

Confermi l'anonimizzazione per salvare.

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Gli effetti dell'anonimizzazione in back office

Una volta anonimizzato il cliente, il suo account in back office non conterrà più alcun dato personale, che verrà sostituito dai termini "anonymous" e un indirizzo e-mail cifrato.

Nella configurazione, può scegliere di inserire un codice di anonimizzazione.

Se questo campo è compilato, tutti i dati cliente anonimizzati riporteranno questo codice.

Ad esempio: 8888.

Non dimentichi di salvare la configurazione.

Risultato dell'anonimizzazione in back office con un codice configurato.

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Gli effetti dell'anonimizzazione in front office

Il cliente il cui account è stato anonimizzato non potrà più accedere al proprio account in front e visualizzerà questo errore tentando di connettersi.

Capitolo 5 - La cancellazione dei numeri di telefono

Se desidera cancellare solo i numeri di telefono dei clienti inattivi con maggiore frequenza, può anche definire un ritardo nello stesso blocco GDPR nel campo ritardo prima della cancellazione dei numeri di telefono.

Attenzione: questo ritardo è espresso in giorni e non in mesi.

Utilizzi il processo pianificato "Eliminazione di tutti i numeri di telefono dei clienti inattivi del sistema".

Può scegliere l'attivazione automatica o l'utilizzo manuale (vedere passaggi 4 e 5).

Può anche consultare lo storico dell'esecuzione del processo.

Le condizioni da soddisfare affinché un cliente sia considerato inattivo sono le stesse indicate al passaggio 8.