Anonimizar uno o varios clientes en su base de datos
Anonimizar uno o varios clientes en su base de datos
Configure el plazo de anonimización masiva. Diríjase al menú Parámetros > Configuración general > Bloque RGPD Aquí puede configurar el plazo antes de la anonimización de una cuenta de cliente inactiva. Una vez transcurrido este plazo, una tarea programada automática que se ejecuta cada día anonimizará a todos los clientes inactivos. Si no configura ningún plazo en el campo, no se realizará ninguna anonimización automática. No olvide Guardar haciendo clic en el botón situado en la parte inferior del bloque RGPD
Capítulo 1 - La anonimización automática masiva - Recuerde activar la tarea programada asociada
Diríjase al menú Administración > Tareas programadas > busque la tarea denominada "Anonimización de todos los clientes o usuarios inactivos del sistema" > asegúrese de que el estado esté en "ACTIVA"; de lo contrario, haga clic en el botón "INACTIVA" y confirme la activación. Esta tarea programada anonimizará automáticamente cada mañana a las 06:00 a los clientes inactivos del sistema.
Capítulo 2: La anonimización manual masiva
Si no desea activar la anonimización automática, siempre puede, en el momento que elija, acceder a la tarea programada en el back office y lanzar manualmente la anonimización de sus clientes inactivos. Para ello, haga clic en el botón morado "Ejecutar la tarea". Atención: es posible que tenga entonces un gran número de clientes a anonimizar a la vez y que sea necesario Ejecutar la tarea varias veces para procesar todos los casos. En cualquier caso, puede consultar el historial de la tarea programada de anonimización. Para ello, haga clic en el botón "ver el historial".
Los datos del historial
El historial le indica:
- La fecha y la hora de la última ejecución de la tarea programada.
- El número de clientes anonimizados durante la última ejecución de la tarea.
- Si la tarea fue ejecutada manualmente o automáticamente y por qué usuario del back office.
Capítulo 3 - La anonimización de un cliente en particular
Si no desea anonimizar a sus clientes de forma masiva, o si desea anonimizar a un cliente que no cumpliría las condiciones de conexión presentadas en el paso 8, puede anonimizarlo desde su ficha de cliente haciendo clic en el botón "Anonimizar" este cliente. Atención: en este caso, el cliente no debe tener ningún alquiler en un estado distinto de finalizado o cancelado, ya que de lo contrario la anonimización será rechazada. Confirme la anonimización para guardar.
Los efectos de la anonimización en el back office
Una vez anonimizado su cliente, su cuenta de cliente en el back office no contendrá ningún dato personal, que serán reemplazados por los términos "anonymous" y una dirección de correo electrónico cifrada. En la configuración, puede optar por introducir un código de anonimización. Si este campo está cumplimentado, todos los datos de clientes anonimizados llevarán este código. Por ejemplo: 8888. No olvide guardar su configuración. Resultado de la anonimización en el back office con un código configurado
Los efectos de la anonimización en el front office
El cliente cuya cuenta ha sido anonimizada no podrá volver a acceder a su cuenta en el front office y verá este error al intentar conectarse.
Capítulo 5 - La supresión de los números de teléfono
Si desea eliminar únicamente los números de teléfono de sus clientes inactivos con mayor frecuencia, también puede definir un plazo en el mismo bloque RGPD en el campo plazo antes de la supresión de los números de teléfono. Atención: este plazo es en días y no en meses. Utilice la tarea programada "Supresión de todos los números de teléfono de clientes inactivos del sistema". Puede elegir la activación automática o bien el uso manual (véanse los pasos 4 y 5). También puede consultar el historial de ejecución de la tarea. Las condiciones que debe cumplir un cliente para ser considerado inactivo son las mismas que en el paso 8.
Capítulo 6 - La supresión de los campos personalizados de Cliente
Si recopila datos sobre sus clientes en campos personalizados, recuerde planificar su supresión automática. Para ello, hay 2 campos que configurar a nivel de cada campo personalizado de cliente:
- Su plazo de supresión una vez que la cuenta del cliente haya pasado a estar inactiva
- Su plazo de supresión una vez finalizado o cancelado el último alquiler del cliente
Active la tarea programada "Supresión de los datos de los campos personalizados de cliente" para que los datos de los campos personalizados de cliente sean eliminados.