Anonimizar um ou vários clientes na sua base de dados

Anonimizar um ou vários clientes na sua base de dados

Configure o prazo de anonimização em massa. Aceda ao menu Parâmetros > Configuração geral > Bloco RGPD Aqui pode configurar o prazo antes da anonimização de uma conta de cliente inativa. Após este prazo, uma tarefa agendada automática que é executada todos os dias anonimizará todos os clientes inativos. Se não configurar nenhum prazo no campo, não ocorrerá nenhuma anonimização automática. Não se esqueça de Guardar clicando no botão no fundo do bloco RGPD

Capítulo 1 - A anonimização automática em massa - Lembre-se de ativar a tarefa agendada associada Aceda ao menu Administração > Tarefas agendadas > pesquise a tarefa chamada "Anonimização de todos os clientes ou utilizadores inativos do sistema" > certifique-se de que o estado está em "ATIVA", caso contrário clique no botão "INATIVA" e confirme a ativação. Esta tarefa agendada anonimizará automaticamente todos os dias de manhã às 06h00 os clientes inativos do sistema.

Capítulo 2 : A anonimização manual em massa Se não pretender ativar a anonimização automática, pode sempre, no momento da sua escolha, aceder à tarefa agendada no back office e lançar manualmente a anonimização dos seus clientes inativos. Para isso, clique no botão violeta "Executar a tarefa". Atenção: é possível que tenha então um grande número de clientes a anonimizar de uma vez e que seja necessário Executar a tarefa várias vezes para tratar o conjunto dos casos. Pode em qualquer caso consultar o histórico da tarefa agendada de anonimização. Para isso, clique no botão "ver o histórico".

Os dados do histórico O histórico indica-lhe: 1° A data e a hora da última execução da tarefa agendada. 2° O número de clientes anonimizados durante a última execução da tarefa. 3° Se a tarefa foi executada manualmente ou automaticamente e por que utilizador do back office.

Capítulo 3 - A anonimização de um cliente em particular Se não pretender anonimizar os seus clientes em massa, ou se desejar anonimizar um cliente que não respeite as condições de ligação apresentadas na etapa 8, pode anonimizá-lo a partir da sua ficha de cliente clicando no botão "Anonimizar" este cliente. Atenção: o cliente neste caso não deve ter nenhuma locação num estado diferente de concluída ou cancelada, caso contrário a anonimização será recusada. Confirme a anonimização para guardar.

Os efeitos da anonimização no back office Uma vez anonimizado o seu cliente, a sua conta de cliente no back office não conterá mais nenhum dado pessoal, que serão substituídos pelos termos "anonymous" e um endereço de e-mail encriptado. Na configuração, pode optar por introduzir um código de anonimização. Se este campo estiver preenchido, todos os dados de clientes anonimizados terão este código. Por exemplo: 8888. Não se esqueça de guardar a sua configuração. Resultado da anonimização no back office com um código configurado

Os efeitos da anonimização no front office O cliente cuja conta foi anonimizada não poderá mais aceder à sua conta no front posteriormente e verá este erro ao tentar iniciar sessão.

Capítulo 5 - O apagamento dos números de telefone Se desejar apagar apenas os números de telefone dos seus clientes inativos com mais regularidade, pode também definir um prazo no mesmo bloco RGPD no campo prazo antes do apagamento dos números de telefone. Atenção: este prazo é em dias e não em meses. Utilize a tarefa agendada "Eliminação de todos os números de telefone de clientes inativos do sistema". Pode escolher a ativação automática ou a utilização manual (ver etapa 4 e 5). Pode igualmente consultar o histórico da execução da tarefa. As condições a cumprir para que um cliente seja considerado inativo são as mesmas que na etapa 8.

Capítulo 6 - O apagamento dos campos personalizados de Cliente Se recolher dados sobre os seus clientes em campos personalizados, lembre-se de planear a sua eliminação automática. Para isso, 2 campos devem ser configurados ao nível de cada campo personalizado de cliente:

• O seu prazo de eliminação após a conta do cliente se tornar inativa
• O seu prazo de eliminação após a última locação do cliente ter sido concluída ou cancelada

Ative a tarefa agendada "Eliminação dos dados dos campos personalizados de cliente" para que os dados dos campos personalizados de cliente sejam eliminados.