Anonymiser un ou des clients dans votre base de données

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données

Configurez le délai d'anonymisation en masse. Rendez-vous dans le menu Paramètres > Configuration générale > Bloc RGPD Vous pouvez ici configurer le délai avant anonymisation d'un compte client inactif. Passé ce délai, une tâche planifiée automatique qui tourne chaque jour anonymisera tous les clients inactifs. Si vous ne configurer aucun délai dans le champ, aucune anonymisation automatique n'aura lieu. N'oubliez pas de Sauvegarder en cliquant sur le bouton en bas du bloc RGPD

Chapitre 1 - L'anonymisation automatique en masse - Pensez bien à activer la tâche planifiée associée Rendez-vous dans le menu Administration > Tâches planifiées

recherchez la tâche appelée "Anonymisation de tous les clients ou utilisateurs inactifs du système" > assurez-vous que le statut soit sur "ACTIVE", sinon cliquez sur le bouton "INACTIVE" et confirmez l'activation. Cette tâche planifiée anonymisera automatiquement tous les matins à 06h00 les clients inactifs du système.

Chapitre 2 : L'anonymisation manuelle en masse Si vous ne souhaitez pas activer l'anonymisation automatique, vous pouvez toujours au moment de votre choix, aller sur la tâche planifiée en back office et lancer manuellement l'anonymisation de vos clients inactifs. Pour cela, cliquez sur le bouton violet "Exécutez la tâche". Attention : il est possible que vous ayez alors un grand nombre de clients à anonymiser à la fois et qu'il faille Exécuter la tâche plusieurs fois afin de traiter l'ensemble des cas. Vous pouvez dans tous les cas consulter l'historique de la tâche planifiée d'anonymisation Pour cela, cliquez sur le bouton "voir l'historique".

Les données de l'historique L'historique vous indique : 1° La date et l'heure de la dernière exécution de la tâche planifiée. 2° Le nombre de clients anonymisés lors de la dernière exécution de la tâche. 3° Si la tâche a été exécutée manuellement ou automatiquement et par quel utilisateur du back office. Chapitre 3 - L'anonymisation d'un client en particulier Si vous ne voulez pas anonymiser en masse vos clients, ou que vous souhaitez anonymiser un client qui ne respecterait pas les conditions de connexion présentées en étape 8, vous pouvez l'anonymiser depuis sa fiche client en cliquant sur le bouton "Anonymiser" ce client. Attention : le client dans ce cas ne doit pas avoir de location dans un statut autre que terminée ou annulée sans quoi l'anonymisation sera refusée. Confirmez l'anonymisation pour enregistrer.

Les effets de l'anonymisation en back office Une fois votre client anonymisé, son compte client en back office ne comportera plus aucune data personnelle qui seront remplacées par les termes "anonymous" et une adresse e-mail chiffrée. Dans la configuration, vous pouvez choisir de rentrer un code d'anonymisation Si ce champ est renseigné, toutes les données clients anonymisées porteront ce code. Par exemple : 8888. N'oubliez pas de sauvegarder votre configuration. Résultat de l'anonymisation en back office avec un code configuré

Les effets de l'anonymisation en front office Le client dont le compte a été anonymisé ne pourra plus accéder à son compte en front par la suite et verra cette erreur en essayant de se connecter. Chapitre 5 - l'effacement des numéros de téléphone Si vous souhaitez effacer seulement les numéros de téléphone de vos clients inactifs plus régulièrement, vous pouvez également définir un délai dans le même bloc RGPD dans le champ délai avant effacement des numéros de téléphone. Attention : ce délai est en jours et non pas en mois. Utilisez la tâche planifiée "Suppression de tous les numéros de téléphones de clients inactifs du système" Vous pouvez choisir l'activation automatique ou bien l'utilisation manuelle (voir étape 4 et 5). Vous pouvez également consulter l'historique de l'exécution de la tâche. Les conditions à remplir pour qu'un client soit considéré comme inactif sont les mêmes qu'à l'étape 8.

Chapitre 6 - L'effacement des champs personnalisés Client Si vous récoltez des données sur vos clients dans des champs personnalisés, pensez à planifier leur suppression automatique. Pour cela, 2 champs sont à configurer au niveau de chaque champ personnalisé client : • Son délai de suppression une fois le compte client devenu inactif • Son délai de suppression une fois la dernière location du client terminée ou annulée Activez la tâche planifiée "Suppression des données des champs personnalisés client" pour que les données des champs personnalisés client soient supprimées