Anonimizar um ou vários clientes na sua base de dados

Anonimizar um ou vários clientes na sua base de dados - Marion

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O que é a anonimização?

A anonimização consiste em eliminar definitivamente da base de dados do seu site todas as informações pessoais de um cliente, que são então substituídas por dados anónimos. Uma vez anonimizado um cliente, torna-se impossível identificar o titular da conta, seja pelo nome, e-mail, número de telefone ou morada. A anonimização é uma das obrigações decorrentes do regulamento europeu RGPD.

São possíveis várias medidas de anonimização:

• anonimizar automaticamente todos os seus clientes inativos.
• anonimizar manualmente todos os seus clientes inativos.
• anonimizar um cliente específico a partir da sua ficha de cliente.

O que é um cliente inativo?

Para que esta tarefa programada anonimize um cliente, este deve ser considerado como cliente inativo pelo sistema.

Para isso, deve cumprir duas condições simultaneamente, relativas à ligação e ao aluguer:

Exemplos para um prazo de anonimização configurado em 6 meses e uma execução da tarefa a 30 de junho de 2023.

Condição de ligação:

1° ter efetuado a última ligação à sua conta de cliente em front após o prazo que configurou no passo 2.

Exemplo: A última ligação à sua conta de cliente em front foi antes de 31 de dezembro de 2022.

2° ou nunca ter efetuado ligação em front após ter sido criado em back office por um utilizador, decorrido o prazo que configurou no passo 2.

Atenção: Se o cliente efetuou ligação à sua conta em front posteriormente à sua data de criação em back office, é então a data da última ligação à sua conta em front que prevalece para o cálculo do prazo de anonimização (ponto 1° acima).

Exemplo: Foi criado em back office antes de 31 de dezembro de 2022 e nunca efetuou ligação à sua conta em front.

Condição de aluguer:

3° E não ter nenhum aluguer associado à sua conta de cliente

Exemplo: um cliente é considerado inativo a 30/06/2023:

• se a última ligação à sua conta de cliente em front foi antes de 31 de dezembro de 2022
• e não tem nenhum aluguer associado à sua conta de cliente a 30 de junho de 2023.

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4° ou apenas um ou vários alugueres associados em estado terminado ou cancelado e que tenha(m) terminado ou sido cancelado(s) após o prazo que configurou no passo 2.

Exemplo: um cliente é considerado inativo a 30/06/2023:

• se foi criado em back office antes de 31 de dezembro de 2022
• nunca efetuou ligação à sua conta em front
• e tem um aluguer associado à sua conta de cliente em estado terminado ou cancelado e que terminou ou foi cancelado antes de 31 de dezembro de 2022.

SE ESTAS CONDIÇÕES NÃO FOREM TODAS CUMPRIDAS, O CLIENTE NÃO É CONSIDERADO INATIVO PELO SISTEMA e não será, portanto, anonimizado pela tarefa programada de anonimização, quer seja lançada automaticamente ou manualmente.

Configure o prazo de anonimização em massa.

Aceda ao menu Definições > Configuração geral > Bloco RGPD

Aqui pode configurar o prazo antes da anonimização de uma conta de cliente inativa.

Decorrido este prazo, uma tarefa programada automática que corre todos os dias anonimizará todos os clientes inativos.

Se não configurar nenhum prazo no campo, não ocorrerá nenhuma anonimização automática.

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Não se esqueça de Guardar clicando no botão no final do bloco RGPD

Capítulo 1 - A anonimização automática em massa - Lembre-se de ativar a tarefa programada associada

Aceda ao menu Administração > Tarefas programadas > procure a tarefa denominada "Anonimização de todos os clientes ou utilizadores inativos do sistema" > certifique-se de que o estado está em "ATIVA", caso contrário clique no botão "INATIVA" e confirme a ativação.

Esta tarefa programada anonimizará automaticamente todas as manhãs às 06h00 os clientes inativos do sistema.

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Capítulo 2: A anonimização manual em massa

Se não pretender ativar a anonimização automática, pode sempre, no momento da sua escolha, aceder à tarefa programada em back office e lançar manualmente a anonimização dos seus clientes inativos.

Para isso, clique no botão violeta "Executar a tarefa".

Atenção: é possível que tenha então um grande número de clientes a anonimizar de uma vez e que seja necessário Executar a tarefa várias vezes para tratar todos os casos.

Pode em qualquer caso consultar o histórico da tarefa programada de anonimização.

Para isso, clique no botão "ver o histórico".

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Os dados do histórico

O histórico indica:

1° A data e a hora da última execução da tarefa programada.

2° O número de clientes anonimizados na última execução da tarefa.

3° Se a tarefa foi executada manualmente ou automaticamente e por que utilizador do back office.

Capítulo 3 - A anonimização de um cliente específico

Se não pretender anonimizar em massa os seus clientes, ou se pretender anonimizar um cliente que não cumpre as condições de ligação apresentadas no passo 8, pode anonimizá-lo a partir da sua ficha de cliente clicando no botão "Anonimizar" este cliente.

Atenção: o cliente neste caso não deve ter nenhum aluguer num estado diferente de terminado ou cancelado, caso contrário a anonimização será recusada.

Confirme a anonimização para guardar.

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Os efeitos da anonimização em back office

Uma vez anonimizado o seu cliente, a sua conta de cliente em back office não conterá mais nenhum dado pessoal, que serão substituídos pelos termos "anonymous" e um endereço de e-mail encriptado.

Na configuração, pode optar por introduzir um código de anonimização.

Se este campo estiver preenchido, todos os dados de clientes anonimizados terão este código.

Por exemplo: 8888.

Não se esqueça de guardar a sua configuração.

Resultado da anonimização em back office com um código configurado

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Os efeitos da anonimização em front office

O cliente cuja conta foi anonimizada não poderá mais aceder à sua conta em front posteriormente e verá este erro ao tentar efetuar a ligação.

Capítulo 5 - O apagamento dos números de telefone

Se pretender apagar apenas os números de telefone dos seus clientes inativos com maior regularidade, pode igualmente definir um prazo no mesmo bloco RGPD no campo prazo antes do apagamento dos números de telefone.

Atenção: este prazo é em dias e não em meses.

Utilize a tarefa programada "Eliminação de todos os números de telefone de clientes inativos do sistema"

Pode escolher a ativação automática ou a utilização manual (ver passos 4 e 5).

Pode igualmente consultar o histórico da execução da tarefa.

As condições a cumprir para que um cliente seja considerado inativo são as mesmas que no passo 8.