Copy of Anonimizar um ou vários clientes na sua base de dados

Copy of Anonimizar um ou vários clientes na sua base de dados

Configure o prazo de anonimização em massa. Aceda ao menu Definições > Configuração geral > Bloco RGPD Aqui pode configurar o prazo antes da anonimização de uma conta de cliente inativa. Após este prazo, uma tarefa agendada automática anonimizará todos os clientes inativos diariamente. Se não configurar nenhum prazo no campo, não ocorrerá nenhuma anonimização automática. Não se esqueça de Guardar clicando no botão no fundo do bloco RGPD

Capítulo 1 - A anonimização automática em massa - Lembre-se de ativar a tarefa agendada associada

No menu Administração > Tarefas agendadas > procure a tarefa chamada "Anonimização de todos os clientes ou utilizadores inativos do sistema" > certifique-se de que o estado está em "ATIVO", caso contrário clique no botão "INATIVO" e confirme a ativação. Esta tarefa agendada anonimizará automaticamente todos os dias de manhã às 06h00 os clientes inativos do sistema.

Capítulo 2: A anonimização manual em massa

Se não pretender ativar a anonimização automática, pode sempre no momento da sua escolha, lançar a tarefa agendada manualmente no back office e anonimizar os seus clientes inativos. Para isso, clique no botão roxo "Executar a tarefa". Atenção: é possível que tenha então um grande número de clientes a anonimizar de uma só vez e que seja necessário Executar a tarefa várias vezes para processar o conjunto dos casos. Pode em qualquer caso consultar o histórico da tarefa agendada de anonimização. Para isso, clique no botão "ver o histórico".

Os dados do histórico

O histórico indica-lhe:

• A data e a hora da última execução da tarefa agendada.
• O número de clientes anonimizados durante a última execução da tarefa.
• Se a tarefa foi executada manualmente ou automaticamente e por que utilizador do back office.

Capítulo 3 - A anonimização de um cliente em particular

Se não quiser anonimizar em massa os seus clientes, ou que deseje anonimizar um cliente que não respeite as condições apresentadas no início do artigo, pode anonimizá-lo a partir da sua ficha de cliente clicando no botão "Anonimizar" este cliente. Atenção: o cliente neste caso não deve ter nenhuma locação num estado diferente de concluída ou cancelada, caso contrário a anonimização será recusada. Confirme a sua ação.

Os efeitos da anonimização no back office.

Uma vez o seu cliente anonimizado, a sua conta de cliente no back office não conterá mais nenhum dado pessoal, estes serão substituídos pelos termos "anonymous" e um endereço de e-mail encriptado. Na configuração, pode escolher introduzir um código de anonimização. Se este campo estiver preenchido, todos os dados de clientes anonimizados terão este código. Por exemplo: 8888. Não se esqueça de guardar a sua configuração. Resultado da anonimização no back office com um código configurado:

Os efeitos da anonimização no front office:

O cliente cuja conta foi anonimizada não poderá mais aceder à sua conta no front e verá esta mensagem de erro ao tentar iniciar sessão.

Capítulo 4 - O apagamento dos números de telefone

Pode apagar apenas os números de telefone dos seus clientes inativos com maior regularidade. Defina um prazo no bloco RGPD, no campo "Prazo antes do apagamento dos números de telefone". Atenção: este prazo é em dias e não em meses. Utilize a tarefa agendada "Eliminação de todos os números de telefone de clientes inativos do sistema". Pode escolher a ativação automática ou a utilização manual da tarefa agendada (ver etapas 3 e 4). Pode também consultar o histórico da execução da tarefa. As condições a preencher para que um cliente seja considerado inativo são as mesmas que as vistas no início do artigo.