Copy of Anonymiser un ou des clients dans votre base de données

Copy of Anonymiser un ou des clients dans votre base de données

Configurez le délai d'anonymisation en masse. Rendez-vous au menu Paramètres > Configuration générale > Bloc RGPD Vous pouvez ici configurer le délai avant anonymisation d'un compte client inactif. Passé ce délai, une tâche planifiée automatique anonymisera tous les clients inactifs quotidiennement. Si vous ne configurer aucun délai dans le champ, aucune anonymisation automatique n'aura lieu. N'oubliez pas de Sauvegarder en cliquant sur le bouton en bas du bloc RGPD

Chapitre 1 - L'anonymisation automatique en masse - Pensez bien à activer la tâche planifiée associée Au menu Administration > Tâches planifiées > recherchez la tâche appelée "Anonymisation de tous les clients ou utilisateurs inactifs du système" > assurez-vous que le statut soit sur "ACTIVE", sinon cliquez sur le bouton "INACTIVE" et confirmez l'activation. Cette tâche planifiée anonymisera automatiquement tous les matins à 06h00 les clients inactifs du système.

Chapitre 2 : L'anonymisation manuelle en masse Si vous ne souhaitez pas activer l'anonymisation automatique, vous pouvez toujours au moment de votre choix, lancer la tâche planifiée manuellement en back office et anonymiser de vos clients inactifs. Pour cela, cliquez sur le bouton violet "Exécutez la tâche". Attention : il est possible que vous ayez alors un grand nombre de clients à anonymiser à la fois et qu'il faille Exécuter la tâche plusieurs fois afin de traiter l'ensemble des cas. Vous pouvez dans tous les cas consulter l'historique de la tâche planifiée d'anonymisation Pour cela, cliquez sur le bouton "voir l'historique".

Les données de l'historique L'historique vous indique : • La date et l'heure de la dernière exécution de la tâche planifiée. • Le nombre de clients anonymisés lors de la dernière exécution de la tâche. • Si la tâche a été exécutée manuellement ou automatiquement et par quel utilisateur du back office. Chapitre 3 - L'anonymisation d'un client en particulier Si vous ne voulez pas anonymiser en masse vos clients, ou que vous souhaitez anonymiser un client qui ne respecterait pas les conditions présentées en début d'article, vous pouvez l'anonymiser depuis sa fiche client en cliquant sur le bouton "Anonymiser" ce client. Attention : le client dans ce cas ne doit pas avoir de location dans un statut autre que terminée ou annulée sans quoi l'anonymisation sera refusée. Confirmez votre action.

Les effets de l'anonymisation en back office. Une fois votre client anonymisé, son compte client en back office ne comportera plus aucune data personnelle, elles seront remplacées par les termes "anonymous" et une adresse e-mail chiffrée. Dans la configuration, vous pouvez choisir de rentrer un code d'anonymisation. Si ce champ est renseigné, toutes les données clients anonymisées porteront ce code. Par exemple : 8888. N'oubliez pas de sauvegarder votre configuration. Résultat de l'anonymisation en back office avec un code configuré :

Les effets de l'anonymisation en front office : Le client dont le compte a été anonymisé ne pourra plus accéder à son compte en front et verra ce message d'erreur en essayant de se connecter. Chapitre 4 - L'effacement des numéros de téléphone Vous pouvez effacer uniquement les numéros de téléphone de vos clients inactifs plus régulièrement. Définissez un délai dans le bloc RGPD, dans le champ "Délai avant effacement des numéros de téléphone". Attention : ce délai est en jours et non pas en mois. Utilisez la tâche planifiée "Suppression de tous les numéros de téléphones de clients inactifs du système". Vous pouvez choisir l'activation automatique ou l'utilisation manuelle de la tache planifiée (voir étape 3 et 4). Vous pouvez également consulter l'historique de l'exécution de la tâche. Les conditions à remplir pour qu'un client soit considéré comme inactif sont les mêmes que celles vues en début d'article.