Hacer firmar contratos a sus clientes

La firma electrónica de contratos es posible desde la plataforma. Puede integrar sus contratos, definir las etapas en las que deben firmarse (en la entrega del producto, en su devolución, ...) y hacerlos firmar en línea. Hemos llamado a esta sección «Firma de contratos», pero puede utilizarse para la firma de cualquier otro documento, como por ejemplo informes del estado de los productos. Para su información: el enlace enviado a su cliente es válido durante 24 horas. Los contratos están disponibles con las ofertas PRO y EXPERT

Diríjase al menú Configuración - Firma de contrato. Configuración de los contratos. Esta primera pestaña le permite elegir el servicio que desea utilizar. Nuestra plataforma es compatible con el servicio Adobe Sign, pero también puede utilizar nuestro servicio integrado ZIQY Sign. Para ello, seleccione ZIQY Sign en la lista de servicios disponibles. Haga clic en «Guardar» para registrar su selección.

Diríjase a continuación a la pestaña «Plantillas de contratos». Para añadir o modificar contratos. Primer paso, la configuración general. Es la configuración que se aplicará por defecto a todos los contratos registrados en la plataforma. Esto incluye el logotipo que aparecerá en los contratos. Para añadir un logotipo a los contratos, haga clic en el botón. No es obligatorio añadir un logotipo.

Puede seleccionar el autocompletado del apellido del cliente. Esta opción le permite activar el autocompletado del apellido del cliente en el campo correspondiente en el momento de la firma del contrato. Añada el «compromiso del cliente». Es su contrato. Es el texto que aparece bajo la sección «El abajo firmante declara» con el fin de recordar sus compromisos. Añada sus condiciones generales de venta (CGV). Para que sus CGV se añadan al contrato, puede integrarlas en el editor de texto WYSIWYG puesto a su disposición, o importar un documento PDF. En su caso, las CGV se añadirán al contrato o contratos creados. La incorporación de CGV al contrato es opcional.

Para integrar sus CGV «manualmente» Haga clic en el espacio de edición del WYSIWYG e introduzca el texto de sus CGV. Haga clic en «Guardar» para registrar. Para crear una nueva plantilla de contrato Haga clic en el botón «+».

Asigne un nombre a la plantilla que está creando. Y actívela para que pueda ser utilizada. Puede introducir de nuevo el texto del contrato. Si no ha cumplimentado la sección «Compromiso del cliente», o si para el contrato que está creando debe ser diferente, debe introducir el texto de su contrato aquí.

Añada las CGV. Si no ha cumplimentado la sección CGV (o integrado su archivo en formato PDF), o si para el contrato que está creando las CGV son diferentes, debe cumplimentar esta sección o integrar un nuevo archivo PDF. Puede definir campos de información adicional del cliente. Estos campos se mostrarán en el momento de la firma del contrato y deberán ser cumplimentados por el cliente. La información completada se mostrará en el contrato, en el recuadro «CLIENTE» (bajo la información genérica del cliente). Para añadir un nuevo campo de información adicional del cliente, haga clic en el botón «+». Indique la etiqueta del campo (que será visible en el momento de la firma del contrato). No olvide configurarlo en todos los idiomas. A continuación, haga clic en «Añadir».

Si ya ha creado campos de este tipo anteriormente, puede reutilizarlos abriendo la lista desplegable «-- Seleccionar una opción --». Haga clic en «Guardar» para registrar su plantilla de contrato. Tiene la posibilidad de crear plantillas de contrato diferentes según sus ofertas de alquiler. Para más información sobre esta funcionalidad, haga clic aquí.

¿Qué contrato y en qué momento?

Defina el momento en el que el cliente deberá firmar uno o varios contratos. Para ello, diríjase a la pestaña «Mis contratos». Los diferentes contratos disponibles para la firma:

• Contrato de alquiler: a firmar desde la creación del alquiler.
• Contrato de entrega: a firmar en la recogida del producto alquilado. Para más información sobre este contrato, haga clic aquí.
• Contrato de prórroga: a firmar en caso de ampliación del período de alquiler.
• Contrato de sustitución: a firmar en caso de sustitución del producto inicial.
• Contrato de devolución: a firmar en la restitución del producto alquilado. Para más información sobre el envío de contratos, haga clic aquí. Para cada contrato, seleccione en la lista la plantilla de contrato que se debe firmar. El menú desplegable le ofrece la totalidad de las plantillas de contrato creadas anteriormente. No olvide «Guardar» la plantilla de contrato que desea asociar a cada etapa de firma.

Si no desea activar ciertas etapas de firma, seleccione la opción «Ningún documento para firmar» en la lista de plantillas de contrato disponibles.

¿Dónde consultar los contratos generados?

En cada ficha de alquiler, encontrará el estado de los contratos generados. En los contratos ya firmados, tiene la posibilidad de descargar el contrato firmado.

En los contratos aún no firmados, dispone de 3 posibilidades: 1.º Reenviar por correo electrónico el contrato para su firma. 2.º Descargar el documento en formato PDF para imprimirlo, por ejemplo. 3.º Volver a mostrar la ventana de firma en su terminal para hacer que el cliente firme en ella o enviarle el contrato para firmar por SMS.

No utilizo la firma de contrato

Si no utiliza, o ha dejado de utilizar, la firma de contrato en línea, puede desactivar esta funcionalidad seleccionando «No utilizo la firma de contrato» en la pestaña de configuración de contratos. Recuerde que, cada vez que modifique sus preferencias, debe hacer clic en «Guardar» para registrar sus elecciones.