Le fonctionnement des abonnements
La location par abonnement est une fonctionnalité incluse dans les offres PRO et EXPERT.
Lorsque vous activez la location par abonnement, le premier mois de location est payé à la souscription. Pour chaque location par abonnement, un abonnement est créé et associé, puis prélevé mensuellement à date anniversaire.
Chaque mois d'abonnement est appelé échéance, qu'il soit payé ou non. Chaque prélèvement réussi d'une échéance sur le moyen de paiement du client est appelé un paiement récurrent.
Vous n'avez pas à vous soucier du prélèvement mensuel de vos clients. Lors de la souscription, votre client enregistre un moyen de paiement chez votre PSP (Payment Service Provider), qui nous renvoie l'alias bancaire de ce moyen de paiement. Nous pouvons ainsi le prélever automatiquement chaque mois pendant toute la durée de son abonnement.
1. La page des abonnements en back-office
Au menu Locations > Abonnements se trouve la liste de tous les abonnements liés à une location par abonnement.
Par défaut, les abonnements sont affichés du plus récent au plus ancien. Les flèches de chaque en-tête de colonne vous permettent de modifier ce tri.
Chaque ligne d'abonnement affiche :
- l'ID de l'abonnement ;
- le client (prénom, nom) ;
- l'ID de la location et son statut ;
- l'ID et le nom de l'offre d'abonnement souscrite ;
- le prix par période de facturation ;
- la durée de l'abonnement et sa durée d'engagement ;
- la date de début de l'abonnement ;
- la date du prochain paiement planifié ;
- le statut actuel de l'abonnement.
Vous pouvez filtrer la liste par statut. En sélectionnant le statut "Warning" par exemple, seuls les abonnements au statut Warning sont affichés. Le statut "En litige" est mis en avant en rouge.
Le bouton "Exporter", en haut à droite du tableau, vous permet d'exporter la liste de vos abonnements. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Exporter les abonnements.
2. L'échéancier de l'abonnement
Cliquez sur la ligne d'un abonnement pour afficher son échéancier.
NB : la première transaction (paiement à la souscription) n'apparaît pas dans l'échéancier. Vous la retrouvez uniquement dans la fiche de la location.
La création des échéances
Les échéances sont créées automatiquement par le batch de rebill des abonnements, tant que la location associée n'est pas terminée. Un rebill correspond à une tentative de prélèvement d'une échéance sur le moyen de paiement du client.
Une échéance peut avoir 5 statuts :
- Paiement réussi.
- ** Remboursée**.
- Paiement échoué avec erreur non définitive.
- Paiement échoué avec erreur définitive.
- Impayée sans tentative de prélèvement : l'échéance est créée directement en impayée si l'abonnement était déjà en litige suite à une erreur définitive renvoyée par le PSP.
Ce sont les statuts des échéances qui déterminent les changements de statut de l'abonnement, décrits au chapitre 3.
Bon à savoir : vous pouvez activer ou désactiver le batch de rebill depuis votre back-office, et consulter l'historique journalier des prélèvements tentés par le système.
Le détail de chaque échéance
Pour chaque échéance passée, vous retrouvez l'ID de la transaction, la date d'échéance, ainsi que le statut et la date du paiement. Des icônes vous permettent de :
- Prélever : effectuer une nouvelle tentative de prélèvement sur une échéance impayée. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Comment tenter le prélèvement manuel d'un paiement en échec ?
- Rembourser : rembourser une échéance payée, un avoir est généré automatiquement.
- Ignorer : annuler une échéance impayée. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Annuler une échéance d'abonnement impayée.
- Facture : télécharger la facture de la transaction. Pour une transaction remboursée, la facture et l'avoir sont téléchargeables (icône orange).
Attention : la facture n'est générée que si le paiement a réussi ou a définitivement échoué. Une échéance dont le cycle de paiements récurrents n'est pas encore terminé n'a pas de facture (voir le statut WARNING au chapitre 3).
Si l'abonnement compte plus de 5 échéances passées, une pagination vous permet de consulter les plus anciennes.
Le "i" d'informations sur la date d'un paiement réussi affiche le détail du paiement, pour faciliter vos rapprochements bancaires avec les informations de votre PSP. Certains champs non remplis ne sont disponibles que dans les logs ZIQY : n'hésitez pas à nous les demander en cas de besoin.
3. Les différents statuts des abonnements
Un abonnement peut avoir 5 statuts : Actif, Warning, En litige, Annulé et Terminé.
Le statut ACTIF
L'abonnement est au statut ACTIF dès sa création. C'est son statut par défaut.
Un abonnement au statut WARNING ou EN LITIGE repasse automatiquement au statut ACTIF une fois toutes ses échéances impayées régularisées.
La régularisation d'une échéance en échec supprime la facture « non payée » précédemment générée et crée une facture avec un reste à payer de 0 €. L'échéance impayée passe alors en vert.
NB : l'abonnement ne repasse au statut ACTIF qu'une fois toutes les échéances impayées de l'échéancier régularisées.
Le statut WARNING
Le statut WARNING est déclenché dans deux cas :
1° En cas d'échec du prélèvement d'une échéance. Suivant la configuration de vos paiements récurrents, le système tente de prélever votre client à intervalle régulier pendant un temps donné. Si, à la première tentative de la série, votre PSP renvoie une erreur non définitive, le prélèvement n'est pas effectué et l'abonnement passe en WARNING. L'erreur non définitive la plus courante est un défaut de provision sur le compte bancaire du client. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Quels sont les différentes erreurs qu'un PSP peut retourner ?
2° En cas de mise à jour du moyen de paiement d'un abonnement EN LITIGE. Lorsque le client met à jour son moyen de paiement, l'abonnement repasse au statut WARNING. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel La régularisation des abonnements en litige passés en warning suite à la mise à jour du moyen de paiement par le client.
Conséquences du statut WARNING : l'abonnement reste en WARNING jusqu'à ce que le système parvienne à prélever le montant dû.
- Une fois le montant prélevé, l'abonnement repasse au statut ACTIF.
- Si le montant n'a toujours pas pu être prélevé à la fin de la série de tentatives, l'abonnement passe au statut EN LITIGE.
Le statut EN LITIGE
Le statut EN LITIGE est déclenché dans trois cas :
1° À la fin de la série de prélèvements prévue par votre configuration des paiements récurrents, si le système n'a pas pu prélever l'échéance.
2° Si votre PSP renvoie une erreur définitive dès la première tentative de prélèvement d'une échéance. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Que se passe-t-il lorsqu'un paiement récurrent est en échec ?
3° Si la location passe au statut "Terminée" suite au retour du produit alors que l'abonnement est au statut WARNING.
Attention : si vous annulez une location en litige pour cause d'échéances impayées (location jamais passée au statut "En cours", produit jamais remis au client), l'abonnement reste au statut EN LITIGE et ne passe pas au statut ANNULÉ. Les échéances impayées restent ainsi visibles et à régulariser.
Le statut ANNULÉ
L'abonnement passe automatiquement au statut ANNULÉ lorsque la location qui lui est associée est annulée. C'est le seul déclencheur de ce statut.
Attention : une seule exception : si l'abonnement était EN LITIGE au moment de l'annulation de la location, il reste EN LITIGE.
Le statut TERMINÉ
L'abonnement passe automatiquement au statut TERMINÉ lorsque la location associée passe au statut "Terminée".
Ce changement ne se produit que si le client a rendu son produit intact et que toutes les échéances de l'abonnement sont payées. Si des échéances impayées subsistent au moment où la location passe en terminée, l'abonnement passe ou reste au statut EN LITIGE.