Configurer la double signature des contrats

La double signature permet à votre point de vente de signer lui aussi le contrat de location, en plus du client. Vous obtenez ainsi un contrat signé par les deux parties.

Elle permet aussi de contrôler le moment où le contrat part chez le client : vous pouvez vérifier chaque réservation avant d'envoyer le contrat, et ne demander le paiement qu'une fois le contrat signé par le client.

NB : la double signature fonctionne uniquement avec le service de signature "Ziqy Sign". Elle s'applique à tous les contrats générés sur votre plateforme.

Pour la mise en place générale de la signature des contrats, consultez le tutoriel Faire signer des contrats à vos clients.

1. Activer la double signature

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Signature de contrat, puis à l'onglet "Configuration des contrats".

2. Dans la liste déroulante "Sélectionnez votre service de signature", vérifiez que "Ziqy Sign" est sélectionné.

3. Dans le bloc "Double signature", activez le bouton radio "Activer la double signature".

Deux options supplémentaires s'affichent.

4. Choisissez si le contrat est envoyé automatiquement au client avec le bouton radio "Envoyer la signature du contrat automatiquement" (voir la section 2 pour bien choisir).

5. Si vous le souhaitez, activez le bouton radio "Avoir une signature pré-enregistrée" et ajoutez l'image de votre signature ou de votre tampon. Elle sera insérée automatiquement dans le contrat au moment où votre point de vente signe.

6. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

Bon à savoir : ces réglages sont accessibles aux utilisateurs dont le profil dispose du droit "Paramétrer la signature des contrats".

2. Choisir entre envoi automatique et envoi manuel du contrat

C'est le réglage le plus important : il détermine à quel moment le client reçoit son contrat et sa demande de paiement.

Choisissez l'envoi manuel si vous souhaitez vérifier chaque réservation avant d'engager le client : vous annulez les demandes qui ne conviennent pas, et vous n'envoyez le contrat qu'aux réservations validées.

Bon à savoir : en envoi manuel, le bouton "Payer" reste disponible dans la fiche de la location si vous souhaitez encaisser le client avant sa signature.

NB : l'envoi manuel concerne uniquement le contrat de location. Les autres contrats (remise ou retour du matériel, par exemple) gardent leur fonctionnement habituel.

3. Faire signer le contrat par les deux parties

Le client et votre point de vente peuvent signer dans n'importe quel ordre.

1. Ouvrez la fiche de la location concernée.

2. Dans la section "Documents", retrouvez le "Contrat de location". Son statut de signature et sa date d'envoi y sont indiqués.

3. Si l'envoi automatique est désactivé, envoyez le contrat au client depuis cette section. Le client le reçoit par e-mail pour signature.

4. Pour faire signer le client, vous pouvez aussi utiliser, depuis le menu du contrat :

• "Faire signer le contrat au client en direct" : pour une signature en magasin ;
• "Renvoyer l'email de signature" : pour relancer le client.

NB : si vous faites signer le client en direct, rafraîchissez la page après la signature pour voir le statut mis à jour et, si besoin, la pop-in de paiement.

5. Pour signer au nom de votre point de vente, ouvrez le menu du contrat et cliquez sur "Signer le contrat au nom du propriétaire". Si vous avez enregistré une signature, elle est apposée automatiquement.

Résultat : dès que la deuxième signature est apposée, le contrat final est généré avec les deux signatures. Le client reçoit automatiquement l'e-mail "Votre contrat a été signé par les deux parties", avec le contrat en pièce jointe.

NB : le fichier PDF du contrat est nommé avec la date, le numéro et le type du contrat. Il porte le même nom lorsque vous le téléchargez depuis le back-office et dans la pièce jointe de l'e-mail envoyé au client.

Bon à savoir : avec la double signature, le client ne reçoit que deux e-mails liés au contrat : la demande de signature, puis le contrat signé par les deux parties.

4. Suivre l'avancement des signatures

Dans la liste des locations, la colonne "Contrat" indique où en est chaque contrat :

Le même statut est affiché sur le contrat, dans la section "Documents" de la fiche de la location.