Exiger un document client à la réservation

Vous pouvez demander à vos clients de déposer un document avant de réserver, par exemple une attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Le client dépose son document (PDF ou JPG) et indique sa date de fin de validité. Vous le retrouvez ensuite dans la fiche de la location, avec son statut de validité.

La plateforme relance automatiquement le client lorsque son document arrive à expiration, et vous pouvez lui demander à tout moment de déposer un nouveau document.

1. Activer le document obligatoire

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Mon activité, bloc "Document obligatoire à la réservation".

2. Activez le bouton radio "Exiger le dépôt d'un document pour réserver".

3. Dans "Nombre de documents demandés", choisissez 1 ou 2. Un seul document est demandé par défaut. Choisissez 2 pour afficher un second bloc de dépôt distinct.

4. Pour chaque bloc, renseignez :

• l'"Intitulé du bloc" : laissez le champ vide pour conserver le libellé par défaut ;
• la "Description affichée sous l'intitulé" : par exemple, le nom du document attendu.

5. Cochez la case "Ce document est obligatoire pour réserver" pour chaque document indispensable. Un document non coché est facultatif : le client peut réserver sans l'avoir déposé.

6. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

2. Configurer les motifs de demande de redépôt

Dans le même bloc, la section "Motifs de demande de redépôt" liste les motifs proposés lorsque vous demandez au client de déposer ou redéposer un document, par exemple "Document non conforme", "Document illisible ou flou" ou "Document incomplet".

Pour chaque motif, cochez :

• "Motif disponible sur le back office" pour le proposer à vos équipes lors d'une demande de redépôt ;
• "Motif disponible en front-end" pour l'afficher au client.

Le motif choisi est repris dans l'e-mail envoyé au client.

N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

3. Ce que voit le client

Pendant la réservation : un bloc par document s'affiche. Le client sélectionne son fichier (PDF ou JPG), renseigne la "Date de fin de validité", puis clique sur "Déposer le document". Les documents obligatoires portent la mention "Obligatoire" : tant qu'ils ne sont pas déposés, la réservation ne peut pas être validée.

Dans son espace client :

• dans "Mes locations", le client retrouve son document dans "Mon document" et peut le télécharger ;
• dans "Informations personnelles", la rubrique "Mes documents" affiche ses documents et leur statut de validité.

NB : une fois le contrat de location signé, le document est figé. Le client ne peut plus le redéposer lui-même, sauf dans les 30 jours qui précèdent sa date de fin de validité, une fois le document expiré, ou si vous lui en faites la demande.

Bon à savoir : lorsque vous créez une location depuis le back-office, vous pouvez déposer vous-même le document du client, de la même façon.

4. Consulter le document dans la fiche de la location

1. Ouvrez la fiche de la location concernée.

2. Dans la section "Documents", le bloc "Document client (attestation)" affiche chaque document demandé : son intitulé, le nom du fichier déposé et son statut de validité.

3. Cliquez sur "Télécharger" pour ouvrir le document.

Si aucun document n'a été déposé, la mention "Aucun document déposé" s'affiche.

Bon à savoir : le document est aussi visible dans la fiche du client, avec sa date de fin de validité et un bouton de téléchargement.

NB : les documents sont supprimés automatiquement 30 jours après la fin de la location, conformément au RGPD.

5. Demander un dépôt ou un redépôt au client

Vous pouvez demander au client de déposer un document manquant, ou de remplacer un document existant (document expiré, illisible, non conforme…).

1. Dans le bloc "Document client (attestation)" de la fiche de la location, cliquez sur :

• "Demander un redépôt" si un document a déjà été déposé ;
• "Demander le dépôt" si le document n'a pas été déposé (par exemple un document facultatif que le client n'a pas fourni à la réservation).

2. Dans la fenêtre "Demander un redépôt de document", sélectionnez le "Motif de la demande".

3. Si besoin, ajoutez des "Précisions (facultatif)", puis validez.

Résultat : le client reçoit l'e-mail "Merci de redéposer votre document", qui reprend le motif choisi. Le lien de l'e-mail l'amène directement sur le bloc du document dans son espace client, où il peut déposer un nouveau document, même si le contrat est déjà signé. Dans la fiche de la location, un message indique la demande en cours, sa date et l'utilisateur qui l'a envoyée.

NB : une seule demande peut être en cours à la fois pour un document : vos équipes ne risquent pas d'envoyer plusieurs e-mails au client. La demande se clôture automatiquement dès que le client dépose son nouveau document.

Bon à savoir : pour annuler une demande en cours, cliquez sur "Annuler la demande". Cliquez sur "Historique des demandes" pour consulter toutes les demandes envoyées et leur statut : "En attente", "Redéposé" ou "Annulée".

6. Autoriser vos utilisateurs à demander un dépôt ou un redépôt

Les boutons "Demander le dépôt" et "Demander un redépôt" ne s'affichent que pour les utilisateurs dont le profil dispose de la permission "Demander le dépôt ou le redépôt d'un document client". Les autres utilisateurs peuvent consulter et télécharger les documents, mais ne peuvent pas solliciter le client.

Cette permission est désactivée par défaut. Pour l'activer :

1. Rendez-vous au menu Administration > Utilisateurs > Profils utilisateur.

2. Dans la colonne "Détail" du profil concerné, cliquez sur "Editer".

3. Dans le groupe "Gestion des locations", cochez "Demander le dépôt ou le redépôt d'un document client".

4. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

Pour plus d'informations sur les utilisateurs et leurs profils, consultez le tutoriel Gérer les utilisateurs de la plateforme.

7. Les e-mails envoyés au client

Ces e-mails sont personnalisables au menu Administration > Emails. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Comment modifier un email.