Modifier le produit d'un article
Il arrive qu'un article ait été rattaché au mauvais produit : une erreur de saisie à la création, un numéro de série affecté à la mauvaise référence, ou une réorganisation de votre catalogue. Plutôt que de supprimer l'article et d'en recréer un, vous pouvez le rattacher à un autre produit depuis sa fiche. Son SKU devient alors celui du nouveau produit.
Les stocks sont ajustés automatiquement, et l'opération est tracée pour rester vérifiable.
Attention : cette opération n'est pas accessible par défaut. Elle nécessite un droit utilisateur dédié, à activer profil par profil.
1. Activer le droit sur un profil utilisateur
1. Rendez-vous au menu Administration > Utilisateurs, puis à l'onglet "Profils utilisateur".
2. Ouvrez le profil concerné et activez la permission "Modifier le produit d'un article".
3. Enregistrez.
Bon à savoir : cette permission est désactivée par défaut sur tous les profils, à l'exception du profil Admin. Réservez-la aux utilisateurs dont vous souhaitez qu'ils puissent corriger un rattachement d'article, car l'opération a un effet direct sur vos stocks.
Pour la gestion des profils, consultez le tutoriel Les profils utilisateurs.
2. Modifier le produit d'un article
4. Rendez-vous au menu Catalogue > Articles, puis ouvrez la fiche de l'article concerné.
5. Cliquez sur l’icône du stylo à côté du champ “NOM” sous le N° de série de l’article.
La fenêtre "Modifier le produit de l'article" s'ouvre et vous rappelle le numéro de série, le SKU et le nom du produit actuel de l'article.
6. Dans le champ "Sélectionner le nouveau produit", recherchez le produit auquel rattacher l'article.
NB : la recherche ne renvoie de résultats qu'à partir de 3 caractères saisis.
7. Renseignez le "Motif du changement". Indiquez la raison du changement de produit ou de SKU : c'est ce texte qui sera conservé et consultable par la suite.
8. Cliquez sur "Valider".
Un message vous confirme que le produit de l'article a bien été modifié.
3. Ce qui se passe automatiquement
Trois opérations sont réalisées sans action de votre part :
1. Le stock est transféré. Le stock de l'ancien produit est décrémenté et celui du nouveau produit est incrémenté. Vous n'avez aucun ajustement manuel à faire.
2. Un commentaire est ajouté à la fiche de l'article. Il reprend l'ancien et le nouveau produit avec leurs SKU, ainsi que le motif que vous avez saisi, sous la forme : Changement produit : ancien nom (ancien SKU) → nouveau nom (nouveau SKU). Motif : votre motif.
3. L'opération est historisée. Vous la retrouvez dans les logs utilisateurs, avec l'utilisateur qui l'a effectuée et la date.
Bon à savoir : ces trois traces vous permettent de reconstituer l'historique d'un article même longtemps après l'opération. C'est la raison pour laquelle le motif est demandé : prenez le temps de le renseigner précisément.
Pour la consultation des logs, consultez le tutoriel Voir l'historique des modifications qui ont été effectuées sur ma plateforme dans les logs utilisateurs.
4. Les cas où l'opération n'est pas possible
Le produit d'un article ne peut être modifié que si l'article se trouve dans un statut stable, c'est-à-dire qu'il n'est engagé dans aucune location en cours. Les statuts autorisés sont :
- "En stock"
- "Cassé"
- "En réparation"
- "Perdu"
- "Fin de vie"
- "En cours d'approvisionnement"
- "Uniquement disponible à la vente"
Pour tous les autres statuts — article réservé, en cours de location, en attente de retour, retourné, payé ou vendu — un message vous indique que le produit ne peut pas être modifié pour un article dans ce statut.
Attention : le nouveau produit doit être différent du produit actuel. Dans le cas contraire, un message vous le signale et l'opération n'est pas enregistrée.
NB : cette opération se fait article par article. Il n'est pas possible de modifier des SKU en masse via l'import d'articles.