Ajouter, retirer ou modifier les produits d'une location par abonnement en cours

Votre client souhaite ajouter un accessoire à son abonnement, en retirer un, ou changer la quantité d'un produit après sa souscription ? Vous pouvez modifier le contenu d'une location par abonnement directement depuis sa fiche en back-office, sans annuler la location ni en créer une nouvelle. Le montant des prochaines échéances s'ajuste automatiquement.

Vous pouvez ajouter, retirer ou modifier la quantité :

• des produits de location de la location ;
• des produits à l'intérieur d'un pack, dans la limite de la configuration de ce pack.

Attention : les produits complémentaires (assurance, garantie…) ne peuvent pas être modifiés par cette fonctionnalité.

NB : cette fonctionnalité concerne les locations par abonnement, y compris les abonnements à livraison récurrente. Elle n'est pas disponible pour les abonnements cadres (locations successives). Pour les locations date à date, consultez le tutoriel Ajouter, retirer ou modifier les produits d'une location date à date non démarrée.

1. Activer la fonctionnalité

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Mon activité.

2. Dans le bloc "Option de la location par abonnement", activez "Autoriser la modification des produits en cours de location".

3. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

2. Donner le droit aux utilisateurs concernés

La modification des produits d'une location est soumise à un droit utilisateur. Ce droit est désactivé par défaut sur tous les profils.

4. Rendez-vous au menu Administration > Utilisateurs, puis cliquez sur l'onglet "Profils utilisateur".

5. Cliquez sur "Editer" pour le profil concerné, puis cochez la permission "Modifier les produits d'une location en cours" dans le groupe "Gestion des locations".

Bon à savoir : les modifications de permissions sont enregistrées automatiquement à chaque coche. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Gérer les utilisateurs de la plateforme.

3. Modifier les produits de la location

6. Rendez-vous au menu Locations > Locations, puis ouvrez la fiche de la location concernée.

7. Dans la colonne d'actions à droite, cliquez sur le bouton "Modifier les produits".

NB : ce bouton n'apparaît que si la fonctionnalité est activée, si vous disposez du droit utilisateur correspondant, et si la location n'est pas au statut "Terminée" ou "Annulée".

8. Dans la fenêtre qui s'ouvre, ajustez le contenu de la location :

• utilisez les boutons "–" et "+" pour modifier la quantité d'un produit ;
• retirez un produit en ramenant sa quantité à 0 ;
• ajoutez un nouveau produit à l'aide du champ de recherche.

9. Cliquez sur "Continuer".

Un récapitulatif des changements s'affiche, avec le nouveau montant de l'abonnement.

4. Modifier les produits d'un pack

À l'intérieur d'un pack, les modifications possibles dépendent de la configuration du pack loué (onglet "Pack" de la fiche produit) :

• vous ne pouvez ajouter que des produits prévus dans la composition du pack ;
• vous ne pouvez pas descendre en dessous de la quantité minimale, ni dépasser la quantité maximale définies pour chaque produit ;
• vous pouvez remplacer un produit du pack par un autre produit éligible de sa composition.

Si la configuration du pack bloque une modification, le message suivant s'affiche à côté du produit : "La configuration du pack loué ne vous permet pas de modifier la quantité de ce produit."

Pour plus d'informations sur la composition des packs, consultez le tutoriel Créer un pack de produits.

5. Retirer un produit déjà remis au client

Si le produit retiré a déjà été remis au client, une étape de retour vous est proposée avant de valider la modification, comme lors d'un échange de produit.

10. Scannez le numéro de série de l'article rendu, ou saisissez-le manuellement.

11. Sélectionnez l'état de l'article dans la liste déroulante. L'état "Le produit est intact et peut être reloué" est présélectionné.

Selon l'état choisi, l'article passe au statut "En transit" puis "En stock", "En réparation", "Cassé" ou "Perdu". Un reconditionnement est déclenché si nécessaire.

12. Cliquez sur "Continuer".

Bon à savoir : une ligne d'historique est ajoutée sur la fiche de l'article. Elle trace le retrait de la location avec le statut que vous avez choisi.

6. Ajouter un produit à une location déjà remise

Si la location est déjà "En cours" (produits remis ou expédiés), le produit ajouté doit à son tour être remis au client. Le parcours dépend de l'origine du stock.

Le produit est disponible dans le stock du magasin

Le message suivant s'affiche : "Vous allez être redirigé vers le tunnel de remise pour associer les numéros de série et signer le contrat de remise partielle."

13. Suivez le tunnel de remise : vérifiez l'identité du client, associez le numéro de série de chaque nouvel article, puis faites signer le contrat de remise partielle.

Le produit est servi depuis l'entrepôt

Le message suivant s'affiche : "Une partie des unités sera servie depuis l'entrepôt : une commande d'approvisionnement va être créée et leur remise se fera à réception, via le bouton « Remise produit »."

Une commande d'approvisionnement est envoyée à votre logistique (ShippingBo, ou votre logistique générique si vous n'utilisez pas ShippingBo). Vous la retrouvez au menu Locations > Logistique et transport.

14. À réception du produit en magasin, ouvrez la fiche de la location et cliquez sur "Remise produit" pour remettre le nouvel article au client.

Bon à savoir : une même location peut faire l'objet de plusieurs remises successives, au fil des ajouts de produits.

NB : si la location est encore au statut "Validée" (produits pas encore remis), aucune remise supplémentaire n'est nécessaire : les produits ajoutés seront remis en même temps que les autres.

7. L'impact sur le paiement

Le traitement du nouveau montant dépend de l'état de l'abonnement au moment de la modification.

Bon à savoir : dans le second cas, la différence n'est jamais comptée comme un impayé. Une infobulle "Facturé à la prochaine échéance" vous le rappelle dans le détail des prix de la fiche location.

Attention : le paiement initial n'est jamais remboursé ni recalculé une fois l'abonnement démarré. La modification ne vaut que pour les échéances à venir.

8. Consulter l'historique des modifications

Chaque modification est tracée dans l'historique de la location, avec :

• l'utilisateur à l'origine du changement ;
• la date et l'heure ;
• le détail des changements : produits ajoutés ou retirés, et pour un changement de quantité, l'ancienne et la nouvelle quantité.

Le produit ajouté est également suivi via son expédition ("Approvisionnement") au menu Locations > Logistique et transport, et le produit retiré via l'historique de son article.

Bon à savoir : à la fin de la location, le retour des produits tient compte de la composition finale de la location, avec les produits ajoutés ou retirés en cours de route.