Anonymiser un ou des clients dans votre base de données

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion Qu'est ce que l'anonymisation ? L'anonymisation consiste à supprimer définitivement de la base de données de votre site toutes les informations personnelles d'un client, elles sont alors remplacées par des datas anonymes. Une fois un client anonymisé, il devient impossible d'identifier le titulaire du compte, que ce soit par son nom, son email, son numéro de téléphone ou son adresse. L'anonymisation est l'une des obligations qui découlent du règlement européen RGPD. Plusieurs mesures d'anonymisations sont possibles : • anonymiser automatiquement l'ensemble de vos clients inactifs. • anonymiser manuellement tous vos clients inactifs. • anonymiser un client en particulier depuis sa fiche client. Qu'est ce qu'un client inactif ? Pour que cette tâche planifiée anonymise un client, il doit être considéré comme un client inactif par le système. Pour cela il doit remplir deux conditions à la fois de connexion et de location : Exemples pour un délai d'anonymisation configuré sur 6 mois et une exécution de la tâche le 30 juin 2023. Condition de connexion : 1° s'être connecté pour la dernière fois à son compte client en front passé le délai que vous avez configuré en étape 2. Exemple : Il s'est connecté pour la dernière fois à son compte client en front avant le 31 décembre 2022. 2° ou ne s'être jamais connecté en front après avoir été créé en back office par un utilisateur passé le délai que vous avez configuré en étape 2. Attention : Si le client s'est connecté à son compte en front postérieurement à sa date de création en back office, c'est alors sa date de dernière connexion à son compte en front qui prime pour le calcul du délai d'anonymisation (point 1° ci-dessus). Exemple : Il a été créé en back office avant le 31 décembre 2022 et ne s'est jamais connecté à son compte en front. Condition de location : 3° ET n'avoir aucune location associée à son compte client Exemple : un client est considéré comme inactif le 30/06/2023 : • s'il s'est connecté pour la dernière fois à son compte client en front avant le 31 décembre 2022 • et qu'il n'a aucune location associée à son compte client au 30 juin 2023.

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion 4° ou seulement une ou des locations associée(s) en statut terminée ou annulée et qui s'est/se sont terminée(s) ou annulée(s) passé le délai que vous avez configuré en étape 2. Exemple : un client est considéré comme inactif le 30/06/2023 : • s'il a été créé en back office avant le 31 décembre 2022 • ne s'est jamais connecté à son compte en front • et qu'il a une location associée à son compte client en statut terminée ou annulée et qui s'est terminée ou annulée avant le 31 décembre 2022. SI CES CONDITIONS NE SONT PAS TOUTES REMPLIES, LE CLIENT N'EST PAS CON- SIDERE COMME INACTIF PAR LE SYSTEME et ne sera donc pas anonymisé par la tâche planifiée d'anonymisation, qu'elle soit lancée automatiquement ou manuellement. Configurez le délai d'anonymisation en masse. Rendez-vous dans le menu Paramètres > Configuration générale > Bloc RGPD Vous pouvez ici configurer le délai avant anonymisation d'un compte client inactif. Passé ce délai, une tâche planifiée automatique qui tourne chaque jour anonymisera tous les clients inactifs. Si vous ne configurer aucun délai dans le champ, aucune anonymisation automatique n'aura lieu.

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion N'oubliez pas de Sauvegarder en cliquant sur le bouton en bas du bloc RGPD Chapitre 1 - L'anonymisation automatique en masse - Pensez bien à activer la tâche planifiée associée Rendez-vous dans le menu Administration > Tâches planifiées

recherchez la tâche appelée "Anonymisation de tous les clients ou utilisateurs inactifs du système" > assurez-vous que le statut soit sur "ACTIVE", sinon cliquez sur le bouton "INACTIVE" et confirmez l'activation. Cette tâche planifiée anonymisera automatiquement tous les matins à 06h00 les clients inactifs du système.

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion Chapitre 2 : L'anonymisation manuelle en masse Si vous ne souhaitez pas activer l'anonymisation automatique, vous pouvez toujours au moment de votre choix, aller sur la tâche planifiée en back office et lancer manuellement l'anonymisation de vos clients inactifs. Pour cela, cliquez sur le bouton violet "Exécutez la tâche". Attention : il est possible que vous ayez alors un grand nombre de clients à anonymiser à la fois et qu'il faille Exécuter la tâche plusieurs fois afin de traiter l'ensemble des cas. Vous pouvez dans tous les cas consulter l'historique de la tâche planifiée d'anonymisation Pour cela, cliquez sur le bouton "voir l'historique".

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion Les données de l'historique L'historique vous indique : 1° La date et l'heure de la dernière exécution de la tâche planifiée. 2° Le nombre de clients anonymisés lors de la dernière exécution de la tâche. 3° Si la tâche a été exécutée manuellement ou automatiquement et par quel utilisateur du back office. Chapitre 3 - L'anonymisation d'un client en particulier Si vous ne voulez pas anonymiser en masse vos clients, ou que vous souhaitez anonymiser un client qui ne respecterait pas les conditions de connexion présentées en étape 8, vous pouvez l'anonymiser depuis sa fiche client en cliquant sur le bouton "Anonymiser" ce client. Attention : le client dans ce cas ne doit pas avoir de location dans un statut autre que terminée ou annulée sans quoi l'anonymisation sera refusée. Confirmez l'anonymisation pour enregistrer.

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion Les effets de l'anonymisation en back office Une fois votre client anonymisé, son compte client en back office ne comportera plus aucune data personnelle qui seront remplacées par les termes "anonymous" et une adresse e-mail chiffrée. Dans la configuration, vous pouvez choisir de rentrer un code d'anonymisation Si ce champ est renseigné, toutes les données clients anonymisées porteront ce code. Par exemple : 8888. N'oubliez pas de sauvegarder votre configuration. Résultat de l'anonymisation en back office avec un code configuré

Anonymiser un ou des clients dans votre base de données - Marion Les effets de l'anonymisation en front office Le client dont le compte a été anonymisé ne pourra plus accéder à son compte en front par la suite et verra cette erreur en essayant de se connecter. Chapitre 5 - l'effacement des numéros de téléphone Si vous souhaitez effacer seulement les numéros de téléphone de vos clients inactifs plus régulièrement, vous pouvez également définir un délai dans le même bloc RGPD dans le champ délai avant effacement des numéros de téléphone. Attention : ce délai est en jours et non pas en mois. Utilisez la tâche planifiée "Suppression de tous les numéros de téléphones de clients inactifs du système" Vous pouvez choisir l'activation automatique ou bien l'utilisation manuelle (voir étape 4 et 5). Vous pouvez également consulter l'historique de l'exécution de la tâche. Les conditions à remplir pour qu'un client soit considéré comme inactif sont les mêmes qu'à l'étape 8.