Anonymiser un ou des clients dans votre base de données

L'anonymisation supprime définitivement les informations personnelles d'un client de votre base de données. Elles sont remplacées par des données anonymes. Une fois anonymisé, le titulaire du compte ne peut plus être identifié, ni par son nom, ni par son e-mail, ni par son numéro de téléphone, ni par son adresse.

L'anonymisation fait partie des obligations qui découlent du RGPD. Vous pouvez :

• anonymiser automatiquement tous vos clients inactifs ;
• anonymiser manuellement, en une fois, tous vos clients inactifs ;
• anonymiser un client en particulier depuis sa fiche client.

Attention : l'anonymisation est irréversible.

1. Qu'est-ce qu'un client inactif ?

Les anonymisations en masse ne concernent que les clients considérés comme inactifs par le système. Pour être inactif, un client doit remplir à la fois une condition de connexion et une condition de location.

Condition de connexion (l'une ou l'autre) :

• sa dernière connexion à son compte client en front remonte à plus longtemps que le délai d'anonymisation configuré ;
• ou il a été créé en back-office avant ce délai et ne s'est jamais connecté en front.

NB : si le client s'est connecté en front après sa création en back-office, c'est la date de sa dernière connexion qui est prise en compte.

Condition de location (l'une ou l'autre) :

• aucune location n'est associée à son compte ;
• ou ses locations sont toutes au statut "Terminée" ou "Annulée", et se sont terminées ou ont été annulées avant ce délai.

Exemple : avec un délai de 6 mois et une tâche exécutée le 30 juin, le client est inactif s'il ne s'est pas connecté en front depuis le 31 décembre précédent (ou, s'il a été créé en back-office avant cette date, ne s'est jamais connecté) et s'il n'a aucune location, ou seulement des locations terminées ou annulées avant le 31 décembre.

Attention : si l'une de ces conditions n'est pas remplie, le client n'est pas considéré comme inactif. Il ne sera pas anonymisé par la tâche planifiée, qu'elle soit lancée automatiquement ou manuellement.

2. Configurer le délai d'anonymisation

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Configuration générale, puis au bloc "RGPD".

2. Renseignez le champ "Délai avant anonymisation d'un compte client inactif".

Bon à savoir : si ce champ n'est pas renseigné et que la tâche planifiée d'anonymisation est active, les clients inactifs sont anonymisés au bout de 24 mois par défaut.

3. Si vous le souhaitez, renseignez le champ "Code d'anonymisation" (par exemple : 8888). Toutes les données clients anonymisées porteront ce code. Sans code, elles porteront le code "anonymous" par défaut.

4. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" en bas du bloc "RGPD" pour enregistrer vos modifications.

3. Anonymiser automatiquement les clients inactifs

1. Rendez-vous au menu Administration > Tâches planifiées.

2. Recherchez la tâche "Anonymisation de tous les clients ou utilisateurs inactifs du système".

3. Vérifiez que son statut est "Active". S'il est "Inactive", cliquez dessus et confirmez l'activation.

Résultat : la tâche anonymise automatiquement les clients inactifs chaque matin à 6h00.

4. Anonymiser manuellement les clients inactifs

Si vous ne souhaitez pas activer l'anonymisation automatique, vous pouvez lancer la tâche au moment de votre choix.

1. Rendez-vous au menu Administration > Tâches planifiées.

2. Sur la tâche "Anonymisation de tous les clients ou utilisateurs inactifs du système", cliquez sur "Exécuter la tâche".

Bon à savoir : si vous avez un grand nombre de clients à anonymiser, il peut être nécessaire d'exécuter la tâche plusieurs fois pour traiter tous les cas.

3. Pour suivre les exécutions, cliquez sur "Voir l'historique". L'historique vous indique :

• la date et l'heure de la dernière exécution ;
• le nombre de clients anonymisés lors de cette exécution ;
• si la tâche a été exécutée automatiquement ou manuellement, et par quel utilisateur du back-office.

5. Anonymiser un client en particulier

Vous pouvez anonymiser un client précis, même s'il ne remplit pas les conditions de connexion d'un client inactif.

1. Ouvrez la fiche du client concerné.

2. Cliquez sur le bouton "Anonymiser ce client".

3. Confirmez l'anonymisation.

Attention : l'anonymisation est refusée si le client a une location en cours, une réservation à venir, une location en attente de retour, en retard de retour ou en litige, ou un abonnement en litige ou en warning.

6. Les effets de l'anonymisation

En back-office : la fiche du client ne contient plus aucune donnée personnelle. Ses données sont remplacées par le terme "anonymous" (ou par votre code d'anonymisation) et son adresse e-mail est chiffrée.

En front : le client ne peut plus accéder à son compte. Un message d'erreur s'affiche s'il essaie de se connecter.

7. Effacer uniquement les numéros de téléphone

Vous pouvez effacer plus régulièrement les numéros de téléphone de vos clients inactifs, sans anonymiser le reste de leurs données.

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Configuration générale, puis au bloc "RGPD".

2. Renseignez le champ "Délai avant effacement des numéros de téléphone d'un compte client inactif".

Attention : ce délai est exprimé en jours, et non en mois.

3. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

4. Rendez-vous au menu Administration > Tâches planifiées et activez la tâche "Suppression de tous les numéros de téléphones de clients inactifs du système". Vous pouvez aussi l'exécuter manuellement et consulter son historique, comme décrit en section 4.

NB : les conditions pour qu'un client soit considéré comme inactif sont les mêmes qu'en section 1.

8. Effacer les données des champs personnalisés client

Si vous collectez des données sur vos clients dans des champs personnalisés, vous pouvez planifier leur suppression automatique.

1. Dans les réglages de chaque champ personnalisé client, configurez l'un des deux délais :

• "Délai de suppression de la data à J+XX du compte devenu inactif" : la donnée est supprimée une fois le délai écoulé après la suppression, l'archivage ou l'anonymisation du compte client ;
• "Délai de suppression de la data à J+XX de la dernière location terminée ou annulée du client" : la donnée est supprimée une fois le délai écoulé après la fin ou l'annulation de la dernière location.

2. Rendez-vous au menu Administration > Tâches planifiées et activez la tâche "Suppression des données des champs personnalisés client".

Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Les champs personnalisés.