Echanger un produit dans une location en cours
Parfois le produit final remis au client ne convient pas (trop petit, pas assez sophistiqué…) : le vendeur doit pouvoir facilement échanger l'article remis contre un autre, et ce même si cela implique un changement de produit dans la location. La fonctionnalité "Echange de produit" permet cela. Si le nouvel article appartient à un autre produit, ce nouveau produit apparaît dans le détail de la location et sur le contrat de remplacement. Le tarif de la location, lui, n'est pas modifié.
Pour permettre à vos utilisateurs d'utiliser la fonctionnalité, pensez à activer le droit de profil "Changer d'article en cours de location" aux profils concernés.
1. Rendez-vous au menu Locations > Locations.
2. Sélectionnez la location en cours concernée.
3. Dans la colonne d'actions à droite, cliquez sur le bouton "Echange de produit".
4. Validez le bon numéro de série concernant l'article à remplacer.
5. Choisissez l'état du produit à remplacer dans la liste déroulante.
6. Cliquez sur "Suivant".
7. Renseignez le numéro de série du nouvel article en le scannant, ou saisissez-le manuellement.
Attention : Seuls les articles avec le statut "En stock" peuvent être utilisés pour un échange. Si le numéro de série saisi correspond à un article dans un autre statut, un message d'erreur s'affiche et la sélection est bloquée.
Attention : Si le numéro de série saisi n'existe pas en base, un message d'erreur "Aucun article avec ce numéro de série" s'affiche.
Bon à savoir : si le nouvel article est associé à un produit différent de celui d'origine, un avertissement s'affiche pour vous en informer. L'échange reste possible : le nouveau produit remplace l'ancien dans le détail de la location et sur le contrat de remplacement, sans modifier le tarif de la location.
8. Vérifiez le produit et l'article sélectionné.
9. Cliquez sur "Suivant".
10. Vérifiez le récapitulatif de l'échange, puis procédez à la signature du contrat si celle-ci est requise.
11. Si l'ancien article provient d'un entrepôt, une fenêtre "Liste des articles qui doivent être retournés à l'entrepôt" s'affiche après la signature, récapitulant les articles à renvoyer physiquement à l'entrepôt. Cliquez sur "OK" pour fermer cette fenêtre.
12. Cliquez sur "Terminer" pour finaliser l'échange.
Ce qui se passe après l'échange
Une fois l'échange validé :
- Vous pouvez voir la mise à jour du numéro de série directement dans la fiche location, ainsi que les champs personnalisés si applicable.
- Si le nouvel article appartient à un autre produit, la fiche de la location affiche ce nouveau produit. Si la location comportait plusieurs unités du produit d'origine et que vous n'en échangez qu'une, la quantité du produit d'origine diminue d'une unité et une nouvelle ligne est ajoutée pour le nouveau produit.
- Le contrat de remplacement indique le nouveau produit et le numéro de série du nouvel article.
- L'historique de l'ancien article est mis à jour avec un nouveau statut. Ce statut dépend de la configuration définie dans Paramètres > Retours articles et disponibilité : si un délai "En transit" est configuré, l'article passe d'abord en statut "En transit" avant de redevenir disponible. Sans délai configuré, il repasse directement en stock.
- L'historique du nouvel article est mis à jour : une ligne "En cours" est ajoutée avec la date, l'heure, le nom de l'utilisateur et la location associée.
- Une entrée est automatiquement ajoutée dans le bloc "Historique des statuts de la location" (colonne de droite de la fiche location), indiquant le changement d'article avec : l'ancien numéro de série → le nouveau numéro de série, le nom de l'utilisateur, la date et l'heure de l'opération.
Échanger depuis un autre point de vente
Vous pouvez réaliser un échange sur une location créée par un autre point de vente que le vôtre.
Dans ce cas, l'article retiré de la location est transféré vers votre point de vente : votre stock augmente d'une unité, celui du point de vente d'origine diminue d'autant, et l'article vous est rattaché. Vous pouvez donc le remettre en location immédiatement, sans attendre un transfert manuel.
NB : ce transfert n'a lieu que si l'option "Autoriser le retour de produit dans un point de vente différent" est activée au menu Paramètres > Articles. Sans elle, l'échange reste possible, mais l'article retiré demeure rattaché à son point de vente d'origine.
Attention : les articles issus du stock d'un entrepôt ne sont jamais transférés. Ils restent rattachés à leur entrepôt et doivent lui être physiquement renvoyés — c'est l'objet de la fenêtre "Liste des articles qui doivent être retournés à l'entrepôt" décrite à l'étape 11.
Pour la configuration de cette option et le retour dans un autre point de vente, consultez le tutoriel Retourner un produit dans un point de vente différent de celui du retrait.
Pour autoriser ou non l'échange selon le type de location, consultez le tutoriel Configurer les autorisations d'échange d'article selon le type de location.