Encaisser un paiement sur une location

Lorsqu'une location a été créée sans paiement immédiat, ou lorsque des montants restent à régulariser (pénalités, frais de prolongation, montants facturés en cours de location), vous les encaissez depuis la fiche de la location. La fenêtre d'encaissement vous permet de sélectionner les montants concernés, de choisir le moyen de paiement, et de préciser par quel moyen votre client a réellement réglé.

C'est cette dernière information qui alimente la colonne Type de paiement de la liste de vos locations.

1. Ouvrir la fenêtre d'encaissement

1. Rendez-vous au menu Locations > Locations, puis ouvrez la fiche de la location concernée.

2. Dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton "Payer".

Bon à savoir : si la location n'a pas encore été réglée, cette fenêtre s'ouvre automatiquement à l'affichage de la fiche. Vous pouvez la fermer et poursuivre votre consultation, puis la rouvrir plus tard avec le bouton "Payer".

2. Choisir entre un encaissement et un remboursement

En haut de la fenêtre, deux options vous sont proposées :

• "Encaissement client" : vous encaissez un montant dû par votre client.
• "Remboursement magasin" : vous remboursez un montant à votre client.

Les montants affichés en dessous s'adaptent à votre choix.

3. Sélectionner les montants à régler

3. Dans la section "Montants à régulariser", cliquez sur les lignes que vous souhaitez régler. Chaque ligne sélectionnée est cochée.

Sous la liste, un récapitulatif vous indique le nombre de lignes sélectionnées et le "Total à encaisser" correspondant.

Attention : tant qu'aucune ligne n'est sélectionnée, les moyens de paiement restent inactifs. Vérifiez le total affiché avant de poursuivre : c'est le montant qui sera encaissé.

4. Choisir le moyen de paiement

4. Dans la section "Moyen de paiement", choisissez comment le règlement est effectué. Les possibilités dépendent des moyens de paiement activés sur votre plateforme et de vos droits utilisateur :

• "Paiement en caisse" : vous attestez que le règlement a été effectué sur votre point de vente. Voir le chapitre suivant.
• "Via TPE" : vous lancez le paiement sur un terminal de paiement connecté à la plateforme.
• "Lien de paiement" : un lien de règlement est envoyé à votre client, par e-mail, par SMS ou par QR code selon votre configuration.

Bon à savoir : en remboursement magasin, si le montant ne peut pas être remboursé en ligne, la mention "Non remboursable en ligne" s'affiche sous les moyens de paiement. Le remboursement se fait alors en caisse.

5. Préciser le moyen réellement encaissé

Cette étape ne concerne que le "Paiement en caisse".

5. Après avoir cliqué sur "Paiement en caisse", renseignez le champ "Moyen réellement encaissé" dans la liste déroulante :

• "En caisse" : votre client a réglé directement à votre point de vente, par un moyen que vous ne gérez pas depuis la plateforme (espèces, chèque, titre de paiement…).
• "Par carte bancaire" : votre client a réglé par carte, sur un terminal indépendant de la plateforme.

6. Si votre configuration l'exige, saisissez le "Numéro de transaction" fourni par votre terminal.

7. Cliquez sur "Valider".

Attention : cette information n'est pas qu'un détail d'archivage. C'est elle qui sera affichée dans la colonne Type de paiement de votre liste de locations et dans vos exports. Un encaissement par carte sur un terminal indépendant, déclaré comme réglé en caisse, faussera vos rapprochements de caisse.

Bon à savoir : pour un paiement en caisse, aucune facture n'est éditée par la plateforme et aucune preuve de transaction n'est conservée. Le remboursement devra se faire par le même moyen.

6. Lire la colonne « Type de paiement »

Au menu Locations > Locations, la colonne Type de paiement affiche le moyen par lequel la location a réellement été réglée, et non plus le moyen envisagé au moment de sa création.

Concrètement, une location créée avec l'option "Payer plus tard" puis encaissée en caisse n'affiche plus "Payer plus tard" : elle affiche le moyen que vous avez déclaré lors de l'encaissement.

La plateforme retient la première information disponible dans cet ordre :

1. Le moyen de la transaction en ligne rattachée au montant réglé.

2. À défaut, le moyen de la transaction générée lors d'un encaissement en caisse.

3. À défaut, le moyen que vous avez déclaré dans le champ "Moyen réellement encaissé", lorsque l'encaissement n'a généré aucune transaction.

4. À défaut, le moyen de paiement demandé à la création de la location.

5. À défaut, "En caisse".

NB : la colonne se met à jour dès la validation de l'encaissement, sans action supplémentaire de votre part.