Facturer et prélever un montant libre au client d'une location par abonnement payée par carte bancaire (également possible sur les locations date à date avec Adyen)

Si vos conditions générales de location le prévoient, vous avez la possibilité de prélever la somme de votre choix sur la carte bancaire de votre client, que la location soit en cours ou terminée.

Créer une facturation libre

1. Rendez-vous dans la fiche de la location à facturer.

2. Cliquez sur le bouton "Facturer" dans la colonne de droite de la fiche location.

3. La fenêtre "Montant à facturer" s'ouvre. Renseignez les champs suivants :

• Règle de taxe : sélectionnez le taux de TVA applicable au prélèvement.

• Montant : saisissez le montant à prélever en HT ou en TTC.

• Catégorie (facultatif) : sélectionnez dans la liste déroulante la nature de l'opération réalisée. Les catégories disponibles sont :

  • Vente
  • Pénalité
  • Franchise assurance
  • Solde engagement
  • Frais de réparation
  • Autres

• Note : saisissez un intitulé qui apparaîtra sur la facture générée et dans l'email envoyé au client.

Bon à savoir : La catégorie est une information purement interne — elle n'apparaît pas sur la facture transmise au client. Elle est en revanche disponible dans l'export des transactions, dans la colonne "CATÉGORIE DE LA PRESTATION", afin de faciliter le traitement comptable de vos facturations libres.

4. Cliquez sur "Prélever" pour déclencher la tentative de prélèvement directement sur la carte bancaire enregistrée par le client.

Résultat d'un prélèvement réussi

Une nouvelle ligne de transaction est créée avec sa facture. Vous pouvez télécharger la facture depuis le bloc des transactions en bas de la fiche de la location. Si le prélèvement a réussi, la transaction est en statut de paiement "accepté".

Le client reçoit un email l'informant du prélèvement, de son objet et de son montant. La facture PDF reprend l'intitulé de la Note que vous avez saisie.

La note est également visible dans le bloc des commentaires en bas de la fiche de la location.

En cas d'échec du prélèvement

La tentative de prélèvement peut échouer si votre PSP n'arrive pas à prélever le client (fonds insuffisants, carte expirée, etc.).

Attention : Si un seuil de prélèvement maximal est défini dans votre PSP et que vous tentez de prélever un montant supérieur à ce seuil, vous verrez une erreur pour tentative de fraude en back-office. Contactez votre PSP pour augmenter ce seuil si nécessaire.

Pour plus d'informations sur les erreurs renvoyées par votre PSP, consultez [Quels sont les différentes erreurs qu'un PSP peut retourner ?]

En cas d'échec :

• Un message d'erreur s'affiche dans le back-office.
• Une transaction en statut "paiement échoué" est générée.
• La facture PDF téléchargeable porte la mention "non payée".
• La location passe en statut "En litige" jusqu'à la réussite du prélèvement ou l'annulation de la facture.

Attention : Ce passage en litige n'est pas rétroactif sur les locations ayant une facturation libre impayée antérieure à la mise à jour de novembre 2024.

Retenter le prélèvement : après avoir demandé au client de mettre à jour sa carte bancaire sur son abonnement, vous pouvez relancer le prélèvement depuis la fiche de la transaction. Si la nouvelle tentative réussit, la location repasse dans son statut précédant le litige. En cas de nouvel échec, la location reste en statut "En litige".

Annuler la transaction échouée : vous pouvez annuler la transaction, ce qui génère un avoir pour compenser la facture non payée et désactive les actions possibles sur cette transaction. L'annulation remet la location dans son statut précédant le litige.

Rappel : Pour plus d'informations sur la mise à jour du moyen de paiement par le client, consultez [Comment mettre à jour le moyen de paiement d'un client ?]