La configuration des articles

Le menu Paramètres > Articles regroupe les réglages liés à vos articles : numéros de série, auto-génération, unicité, format, échange, vente d'occasion et statuts.

NB : chaque bloc a son propre bouton "Sauvegarder". Pensez à cliquer dessus après chaque modification.

1. Rendre le numéro de série obligatoire

Dans le bloc "Numéro de série obligatoire", cochez "Numéro de série obligatoire" si vous souhaitez qu'un numéro de série soit obligatoirement renseigné lors de la remise du produit au client. Vous pourrez ainsi suivre le cycle de vie de chaque article.

Si vos articles physiques ne portent pas tous un numéro de série, ou si vous ne souhaitez pas suivre le cycle de vie de chaque article, laissez cette option désactivée.

Attention : une fois la remise du produit terminée, il n'est plus possible de renseigner un numéro de série spécifique.

Si aucun numéro de série n'est renseigné lors de la remise ou de la livraison, la plateforme crée automatiquement un article avec un numéro de série auto-généré et l'associe à la location (voir la section 2).

Deux options complètent ce bloc :

• "Afficher les numéros de série autogénérés sur la fiche location" : affiche ces numéros dans la fiche de la location ;
• "Exclure des exports et statistiques les articles créés automatiquement" : ces articles ne sont alors pas pris en compte dans vos exports et vos statistiques.

2. Choisir le mode d'auto-génération des numéros de série

Le bloc "Auto-génération des numéros de série" définit comment sont construits les numéros de série des articles non identifiés.

1. Dans "Mode d'auto-génération", choisissez :

• "D'après le nom de produit (par défaut)" : le numéro est composé de l'identifiant de la location, de l'identifiant du produit, d'un compteur et du nom du produit. Exemple : 000142-0037-00-chaussure-ski ;
• "D'après l'année et le point de vente" : le numéro est composé de l'année sur deux chiffres, du code du point de vente et d'un compteur propre à chaque point de vente, qui repart à zéro chaque année. Exemple : 26-02349-00001.

2. Dans "Séparateur", choisissez le caractère qui sépare les différentes parties du numéro : "-", "/", ".", "_" ou "Aucun".

3. Vérifiez le résultat dans l'"Aperçu", puis cliquez sur "Sauvegarder".

Bon à savoir : avec le mode "D'après l'année et le point de vente", le code utilisé est celui du point de vente auquel appartient l'article, y compris s'il s'agit d'un entrepôt. Vérifiez que chacun de vos points de vente et entrepôts a bien un code.

3. Définir l'unicité des numéros de série

Dans le bloc "Unicité des numéros de série", choisissez :

• "Sur toute la plateforme" : un numéro de série ne peut exister qu'une seule fois sur l'ensemble de la plateforme. Vous pouvez alors aussi autoriser le retour d'un produit dans un magasin différent du magasin de départ ;
• "Par point de vente" : un numéro de série doit être unique dans chaque point de vente ou entrepôt. Un même numéro peut donc exister dans plusieurs points de vente.

Attention : si vous passez ensuite à l'unicité "Sur toute la plateforme", assurez-vous qu'aucun numéro de série n'est en double dans votre catalogue.

Pour plus d'informations sur le retour dans un autre magasin, consultez le tutoriel Retourner un produit dans un point de vente différent de celui du retrait.

4. La synchronisation des stocks

Ces options ne sont disponibles que si le numéro de série est obligatoire. Sinon, la création d'un article n'est jamais limitée par le stock disponible.

Restreindre la création en fonction du stock disponible :

• si l'option est activée, un article ne peut être créé que si le stock du produit est suffisant ;
• si elle est désactivée, un article peut être créé même si le produit n'est pas en stock.

Attention : créer des articles sans stock disponible peut entraîner des incohérences d'inventaire et de statistiques.

Incrémenter le stock lors de l'ajout de nouveaux articles : chaque nouvel article créé, quel que soit son mode de création, augmente automatiquement le stock du produit dans le point de vente concerné. Pour activer cette option, le numéro de série doit être obligatoire et "Restreindre la création en fonction du stock disponible" doit être désactivé.

5. Autoriser l'échange d'article

Dans le bloc "Échange d'article", cochez les types de location pour lesquels l'échange d'article est autorisé : "Location par abonnement" et/ou "Location date à date". Pour un type non coché, le bouton d'échange d'article n'apparaît pas sur la fiche de la location.

Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Configurer les autorisations d'échange d'article selon le type de location.

6. Imposer un format de numéro de série

Dans le bloc "Format", choisissez une "Règle de validation". Si un numéro de série ne respecte pas le format, il est refusé et la remise du produit ne peut pas être finalisée.

Pour une règle personnalisée, donnez un nom à votre expression régulière et renseignez l'expression attendue. Il n'existe pas de liste exhaustive : l'expression se construit selon ce que vous souhaitez valider. Quelques exemples, également utilisables dans les champs personnalisés :

• code postal français à 5 chiffres (avec 2A ou 2B pour la Corse) : /^(2[AB]|[0-9]{2})[0-9]{3}$/
• plaque d'immatriculation française : /^(?:[A-Z]{2}-[0-9]{3}-[A-Z]{2}|[0-9]{3}-[A-Z]{3}-[0-9]{2})$/
• adresse e-mail : /^[\w\.-]+@[a-zA-Z0-9_-]+(\.[a-zA-Z0-9_-]+)*\.[a-zA-Z]{2,}$/

7. Les réglages liés à la vente d'occasion

"Calcul du prix d'occasion conseillé" : définissez le pourcentage d'"Augmentation" et le "Plafonnement" utilisés pour calculer le prix de vente d'occasion conseillé de vos articles.

"Options relatives à la vente" : si la vente est activée dans votre activité, vous pouvez ajouter un document (PDF ou image) d'"Informations relatives au prix de vente". Il s'affiche dans le bloc de vente de chaque article, pour aider vos équipes à définir leur prix de vente.

Pour plus d'informations, consultez le tutoriel L'option de vente.

8. Activer le statut "En cours d'approvisionnement"

Dans le bloc "Statuts des articles", cochez "Activer le statut "En cours d'approvisionnement"". Ce statut vous permet de créer vos articles à l'avance, avant qu'ils ne soient réellement disponibles à la location.

Ce statut :

• se sélectionne uniquement à la main, depuis la page d'un article ;
• peut être utilisé dans l'import d'articles, avec l'état in_supply ;
• est déduit du stock disponible à la location du produit, comme les statuts "En réparation", "Cassé", "Perdu" et "Fin de vie".