Ajouter, retirer ou modifier les produits d'une location date à date non démarrée

Votre client souhaite ajouter un produit à sa réservation, en retirer un ou changer une quantité avant de venir chercher son matériel ? Vous pouvez modifier le contenu d'une location date à date directement depuis sa fiche en back-office, sans annuler la réservation ni en créer une nouvelle. Le montant de la location et le reste à payer sont recalculés automatiquement.

NB : pour les locations par abonnement, consultez le tutoriel Ajouter, retirer ou modifier les produits d'une location par abonnement en cours.

1. Activer la fonctionnalité

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Mon activité.

2. Dans le bloc "Options pour les locations date à date", activez "Autoriser la modification des produits d'une location date à date".

3. N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications.

2. Donner le droit aux utilisateurs concernés

La modification est réservée aux utilisateurs dont le profil dispose de la permission correspondante.

1. Rendez-vous au menu Administration > Utilisateurs, puis à l'onglet "Profils utilisateur".

2. Cliquez sur "Editer" pour le profil concerné.

3. Dans le groupe "Gestion des locations", cochez "Modifier les produits d'une location date à date non démarrée".

Pour plus d'informations sur les profils, consultez le tutoriel Gérer les utilisateurs de la plateforme.

3. Les locations modifiables

Les produits d'une location date à date sont modifiables tant que la location n'a pas démarré, c'est-à-dire :

• la location est au statut "Réservée", ou "En retard" de remise (les produits n'ont pas encore été remis) ;
• aucun contrat de location ni contrat de remise n'a été signé.

Dès que les produits sont remis au client, ou qu'un contrat est signé, la liste des produits n'est plus modifiable.

Bon à savoir : un contrat généré mais pas encore signé ne bloque pas la modification.

4. Modifier les produits de la location

1. Rendez-vous au menu Locations > Locations, puis ouvrez la fiche de la location concernée.

2. Dans le bloc "Produits", modifiez directement la liste :

• utilisez les boutons "–" et "+" pour changer la quantité d'un produit ;
• cliquez sur la croix rouge en début de ligne pour retirer un produit ;
• dépliez "Ajouter un produit" pour ajouter un produit (voir la section 5) ;
• dépliez "Ajouter un complémentaire" pour ajouter un produit complémentaire (voir la section 6).

Dès la première modification, le bloc "Produits" s'encadre en orange et la mention "modification(s) en attente" s'affiche. Rien n'est encore enregistré.

3. En bas du bloc, vérifiez le "Récapitulatif des modifications" : la liste des changements, le "Nouveau montant de la location" et le "Reste à payer".

4. Cliquez sur "Confirmer les modifications".

Résultat : la fiche de la location est mise à jour avec sa nouvelle composition et son nouveau montant.

Attention : les contrats déjà générés et non signés sont supprimés puis régénérés avec la nouvelle composition. Ils devront être signés à nouveau par le client.

Bon à savoir : pour abandonner vos changements, cliquez sur "Annuler les modifications", puis sur "Fermer sans enregistrer".

5. Ajouter un produit

Dépliez "Ajouter un produit", puis choisissez l'une des deux méthodes.

Scanner un article

Dans l'onglet "Scanner un article", scannez le numéro de série de l'article avec la caméra ("Afficher la caméra"), ou saisissez-le dans "Saisie manuelle". L'article est ajouté à la location et lui est directement associé.

Les contrôles sont les mêmes que dans le tunnel de location rapide par article, avec les mêmes messages. Par exemple, si l'article :

• appartient à un autre point de vente, vous pouvez le transférer ;
• a un statut qui empêche sa location (en réparation, cassé…), vous pouvez changer son statut ;
• est déjà en location ou déjà réservé, il est refusé.

Après un transfert ou un changement de statut, le scan est relancé automatiquement.

Bon à savoir : si vous scannez un second article du même produit, la quantité de la ligne existante augmente, sans créer de doublon. Si l'article demande des informations complémentaires (par exemple des réglages ou un sous-client), renseignez-les sous l'article avant de confirmer.

Pour plus d'informations sur ces contrôles, consultez le tutoriel Le tunnel de location rapide par article.

Choisir au catalogue

Dans l'onglet "Choisir au catalogue", sélectionnez le "Produit", indiquez la "Quantité", puis cliquez sur "Ajouter". Le numéro de série sera associé au moment de la remise du produit.

NB : un produit ne peut être ajouté que s'il est disponible en stock sur la période de location. Le montant ajouté correspond au prix du produit pour toute la période de location.

6. Ajouter ou retirer un produit complémentaire

Les produits complémentaires de la location sont listés avec la mention "Complément" et le produit de location auquel ils sont rattachés.

Pour en ajouter un, dépliez "Ajouter un complémentaire", sélectionnez le "Produit de location concerné", puis le produit complémentaire et sa quantité. Seuls les produits complémentaires associés à ce produit de location sont proposés.

Pour en retirer un, cliquez sur la croix rouge en début de ligne.

Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Créer des produits complémentaires et les associer aux produits.

7. Retirer un produit ou diminuer une quantité

• Si aucun article n'est encore associé au produit, il est simplement retiré.
• Si des articles sont déjà associés (par exemple après un scan), choisissez le ou les numéros de série à libérer. Après confirmation, ces articles repassent en stock.

Attention : une location doit toujours contenir au moins un produit de location. Vous pouvez retirer le dernier produit à condition d'en ajouter un autre dans la même modification.

8. Packs

Vous pouvez modifier la composition d'un pack loué, dans la limite de sa configuration : produits autorisés, quantités minimales et maximales. Un composant obligatoire ne peut pas être retiré. Le prix du pack est recalculé sur la période de location.

NB : il n'est pas possible d'ajouter un pack entier depuis la fiche de la location.

Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Créer un pack de produits.

9. L'impact sur le paiement

Le montant de la location et le reste à payer sont recalculés à la confirmation.

Exemple : votre client a payé un produit à 70 €. Vous le retirez et ajoutez un autre produit à 72 €. Le nouveau montant de la location est de 72 € et le reste à payer de 2 €.

Bon à savoir : pour encaisser uniquement la différence, sélectionnez dans la fenêtre de paiement la ligne à payer et la ligne de crédit.

Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Comprendre la page des transactions.

10. Après la modification : la remise des produits

La remise se déroule ensuite comme d'habitude, avec la nouvelle composition de la location :

• les produits déjà associés à un article (ajoutés par scan) affichent la mention "Article associé" et leur numéro de série est pré-renseigné ;
• pour les autres produits, associez les numéros de série lors de la remise.

Si un produit ajouté n'est pas disponible dans le stock du magasin, une commande d'approvisionnement est créée vers l'entrepôt. Vous la retrouvez au menu Locations > Logistique et transport.

11. Suivre les modifications

Chaque modification est enregistrée dans l'historique de la location, avec l'utilisateur, la date et le détail des changements.

NB : si un autre utilisateur a modifié la même location entre-temps, votre confirmation est refusée et aucun changement n'est appliqué. Rechargez la page pour repartir de la version à jour.