Enregistrer un retour produit et terminer une location en magasin

Ce tutoriel décrit la procédure de retour de produits en magasin pour une location date à date. Si le retour partiel est activé sur votre plateforme, vous pouvez ne restituer qu'une partie des articles — la location reste active pour les articles non rendus.

Activer le retour partiel (configuration préalable)

Par défaut, tous les articles d'une location doivent être retournés en une seule fois. Pour autoriser les retours partiels :

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Mon activité.

2. Localisez le bloc "Reprise des articles", puis l'option "Autoriser le retour partiel".

3. Activez le bouton radio. Une fois activé, la description indique : "Permet de retourner une partie des produits d'une location date à date sans clôturer la location. Les articles non retournés restent en cours de location."

4. Cliquez sur "Sauvegarder".

Attention : Cette option est disponible uniquement pour les locations date à date.

Enregistrer un retour produit

5. Rendez-vous sur la fiche de la location concernée (menu Locations > Locations).

6. Cliquez sur le bouton "Retourner un produit" dans le menu de droite.

Si le retour partiel est activé, un message d'information bleu s'affiche : "Le retour partiel est activé. Vérifiez uniquement les articles que vous souhaitez retourner. Les articles non vérifiés resteront en cours de location."

7. Pour chaque article à restituer, cliquez sur "Contrôler l'état" et sélectionnez l'état de retour dans la fenêtre "État du produit" :

• "Le produit est intact et peut être reloué" → article au statut "En transit" puis "En stock"
• "Le produit est endommagé mais réparable" → article au statut "En réparation"
• "Le produit est cassé et non réparable" → article au statut "Cassé"
• "Le produit a été perdu" → article au statut "Perdu"
• "Le produit est conservé par le client" → article au statut "Conservé par le client"

Bon à savoir : la liste des états proposés dans cette fenêtre est paramétrable depuis le menu Paramètres > Mon activité, bloc "Reprise des articles". Vous ne verrez donc que les états activés sur votre plateforme. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Choisir les états de retour proposés lors du retour d'une location.

Des pénalités peuvent s'appliquer en cas de dommages, casse ou perte selon votre configuration. Un texte informatif vous indique le montant à régler.

8. Cliquez sur "Enregistrer le retour" après avoir sélectionné l'état de chaque article.

Si tout va bien pour plusieurs articles, vous pouvez cliquer sur "Il y a X article(s) non vérifié(s)..." pour appliquer le même état à tous les articles non vérifiés en une seule action.

Valider le retour

9. Cliquez sur "Valider" pour terminer la procédure.

Cas 1 — Retour total (tous les articles sont vérifiés) : la location passe au statut "Terminée" (ou "En litige" si des pénalités sont dues).

Cas 2 — Retour partiel (certains articles non vérifiés, retour partiel activé) : une fenêtre de confirmation s'affiche : "Vous allez retourner X article(s) sur Y. Les articles non vérifiés resteront en cours de location." Un encadré rappelle : "La location restera active pour les articles non retournés." Cliquez sur "Confirmer le retour partiel". Un message de confirmation s'affiche : "Retour partiel enregistré. La location reste en cours." La location reste au statut "En cours" jusqu'au retour des derniers articles.

Bon à savoir : Vous pouvez effectuer autant de retours partiels successifs que nécessaire. À chaque nouvelle ouverture de l'écran de retour, seuls les articles non encore restitués apparaissent dans la liste.

Signature de contrat au retour

Si la signature de contrat est activée pour l'étape de retour, elle intervient après la validation.

Le modèle "Contrat de retour" configuré dans Paramètres > Signature de contrat est utilisé pour tous les retours. En cas de retour partiel, le contrat généré porte automatiquement la mention "partiel" dans son titre. Le contrat du dernier retour, qui clôture la location, est généré sans cette mention.

Cliquez sur "Signer le contrat" et faites signer votre client. Le retour n'est enregistré définitivement qu'après la signature.

Utiliser le scanner de codes-barres

10. Si vous disposez d'un scanner, cliquez sur "Scanner des produits" pour :

• Vérifier que le produit retourné est le bon via son code-barres.
• Scanner plusieurs produits à la suite sans fermer la fenêtre.
• Contrôler que tous les produits attendus ont bien été scannés.

En cas de problème, le numéro de série peut être saisi manuellement. Une fois tous les produits scannés, cliquez sur "Fermer" puis sur "Valider" pour finaliser.

Bon à savoir : pour aller encore plus vite, activez l'option "Reprise rapide par scan" dans Paramètres > Mon activité, bloc "Reprise des articles". Le retour s'ouvre alors directement sur l'écran de scan, et chaque article scanné est automatiquement enregistré comme intact. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Accélérer le retour en magasin avec la reprise rapide par scan.

Encaisser les pénalités

Si des pénalités sont dues, n'oubliez pas de les encaisser depuis la fiche location. Cliquez sur le bouton "Payer" sur la ligne de pénalité correspondante pour lancer la procédure de paiement. Une fois réglées, la location passe au statut "Terminée".