Faire signer des contrats à vos clients

La signature électronique de contrat est possible depuis la plateforme. Vous pouvez intégrer vos contrats, définir les étapes auxquelles ils doivent être signés (à la remise du produit, à sa restitution…) et les faire signer en ligne.

Cette section peut servir à la signature de tout document, comme des relevés d'état de produits par exemple.

Bon à savoir : Le lien envoyé à votre client est valable 24h.

Disponible avec les offres PRO et EXPERT.

Configurer le service de signature

1. Rendez-vous au menu Paramètres > Signature de contrat.

2. Dans l'onglet "Configuration des contrats", choisissez le service à utiliser : Adobe Sign ou Ziqy Sign (service intégré).

3. Cliquez sur "Sauvegarder".

Bon à savoir : avec Ziqy Sign, votre point de vente peut lui aussi signer le contrat de location. Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Configurer la double signature des contrats.

Créer un modèle de contrat

4. Allez à l'onglet "Modèles de contrats".

5. Dans la configuration générale, renseignez les éléments qui s'appliqueront par défaut à tous vos contrats :

• Logo : ajoutez votre logo (optionnel).
• Engagement client : le texte affiché sous "Le soussigné déclare".
• CGV : intégrez-les via l'éditeur WYSIWYG ou en important un fichier PDF (optionnel).
• Texte de la case à cocher de consentement : la phrase que votre client coche pour valider sa signature. Rédigez-la dans l'éditeur, langue par langue. Laissez le champ vide pour conserver la phrase par défaut de la plateforme.

6. Cliquez sur "Sauvegarder".

7. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le bouton "+".

8. Nommez le modèle, activez-le, renseignez le texte du contrat et les CGV spécifiques si nécessaire. Vous pouvez également y saisir un texte de la case à cocher de consentement propre à ce modèle : il remplacera celui de la configuration générale, pour les seuls contrats issus de ce modèle.

9. Le bloc "Informations affichées sur le contrat" vous permet de choisir ce qui figurera sur le document : numéros de série, attributs des produits, champs personnalisés, catégorie principale, origine de la location, durée d'engagement. Vous y trouvez également l'option "Afficher les produits comme créneau hebdomadaire", détaillée dans le tutoriel Afficher un créneau hebdomadaire sur le contrat et la facture.

10. Vous pouvez ajouter des champs d'informations additionnelles client (affichés lors de la signature, visibles sur le contrat dans l'encart "CLIENT"). Cliquez sur "+" pour chaque nouveau champ, renseignez son intitulé dans toutes les langues, puis cliquez sur "Ajouter".

11. Cliquez sur "Sauvegarder".

Bon à savoir : le texte de la case à cocher de consentement suit un ordre de priorité. La plateforme retient d'abord celui du modèle de contrat ; s'il est vide, celui de la configuration générale ; puis celui de votre langue par défaut ; et enfin la phrase par défaut de la plateforme. La modification est prise en compte immédiatement sur la page de signature, sans action supplémentaire.

Associer les contrats aux étapes de signature

12. Rendez-vous à l'onglet "Mes contrats".

Les étapes de signature disponibles sont :

• Contrat de location : à signer à la création de la location.
• Contrat de remise : à signer au retrait du produit loué.
• Contrat de prolongation : à signer en cas de prolongation de la période de location.
• Contrat de remplacement : à signer en cas de remplacement du produit initial.
• Contrat de retour : à signer à la restitution du produit loué. Ce modèle est utilisé pour tous les retours, qu'ils soient partiels ou totaux. Si le retour partiel est activé, le contrat généré lors d'un retour partiel portera automatiquement la mention "partiel" dans son titre ; le contrat du dernier retour (qui clôture la location) sera généré sans cette mention.

13. Pour chaque étape, sélectionnez le modèle de contrat à associer dans la liste déroulante. Sélectionnez "Aucun document à signer" pour les étapes que vous ne souhaitez pas déclencher.

14. Cliquez sur "Sauvegarder".

Suivre la signature depuis la liste des locations

Dans la liste des locations, la colonne "Contrat" vous indique en un coup d'œil où en est la signature de chaque location. Elle tient compte du contrat de location, du contrat signé à la remise du matériel et des contrats des locations plus anciennes.

Bon à savoir : pour relancer la signature d'un contrat non signé, ouvrez la fiche de la location (voir la section ci-dessous).

Consulter et gérer les contrats d'une location

Dans chaque fiche de location, la section "Documents" liste les contrats générés.

• Contrat signé : téléchargeable au format PDF via l'icône de téléchargement.
• Contrat non signé : trois actions disponibles : renvoyer le contrat par e-mail, télécharger en PDF, ou réafficher la fenêtre de signature sur votre terminal (pour faire signer en magasin ou envoyer par SMS).

NB : le fichier PDF du contrat est nommé avec la date, le numéro et le type du contrat. Il porte le même nom lorsque vous le téléchargez depuis le back-office et dans la pièce jointe de l'e-mail envoyé au client.

Désactiver la signature de contrat

Si vous n'utilisez plus la signature de contrat en ligne, sélectionnez "Je n'utilise pas la signature de contrat" dans l'onglet "Configuration des contrats", puis cliquez sur "Sauvegarder".