Modifier le numéro de série d'un article rattaché à une location en cours
Cette fonctionnalité vous permet de remplacer l'article physique associé à une location en cours par un autre article disponible en stock. Elle est utile lorsqu'un article doit être échangé en cours de location. Si le nouvel article appartient à un autre produit, ce nouveau produit apparaît dans le détail de la location et sur le contrat de remplacement, sans modifier le tarif de la location.
Attention : L'échange d'article est soumis à un droit utilisateur spécifique. Si le bouton n'est pas disponible, contactez votre administrateur.
Lancer l'échange depuis la fiche location
1. Rendez-vous dans la fiche de la location concernée (statut "En cours").
2. Dans la colonne d'actions à droite, cliquez sur le bouton "Echange de produit".
La fenêtre "Changement d'articles" s'ouvre. Elle se déroule en trois étapes.
Étape 1 — Articles à remplacer
3. L'article associé à la location est automatiquement pré-rempli avec son numéro de série. Si la location contient plusieurs articles, sélectionnez celui ou ceux à remplacer en saisissant ou en scannant leur numéro de série.
4. Pour chaque article, choisissez son état de retour dans la liste déroulante (état dans lequel l'article est rendu).
5. Cliquez sur "Suivant".
Étape 2 — Nouveaux articles
6. Pour chaque article à remplacer, saisissez ou scannez le numéro de série du nouvel article à associer à la location.
Attention : Seuls les articles avec le statut "En stock" peuvent être utilisés pour un échange. Si le numéro de série saisi correspond à un article dans un autre statut, un message d'erreur s'affiche et la sélection est bloquée.
Attention : Si le numéro de série saisi n'existe pas en base, un message d'erreur "Aucun article avec ce numéro de série" s'affiche.
Bon à savoir : si le nouvel article est associé à un produit différent de celui d'origine, un avertissement s'affiche pour vous en informer. L'échange reste possible : le nouveau produit remplace l'ancien dans le détail de la location et sur le contrat de remplacement, sans modifier le tarif de la location.
7. Si l'article de remplacement n'existe pas encore en base, vous pouvez le créer directement depuis cette étape en cliquant sur le bouton de création d'article.
8. Cliquez sur "Suivant".
Étape 3 — Confirmation
9. Vérifiez le récapitulatif de l'échange. Si un contrat doit être re-signé, procédez à la signature depuis cette étape.
10. Si l'ancien article provient d'un entrepôt, une fenêtre "Liste des articles qui doivent être retournés à l'entrepôt" s'affiche après la signature du contrat, récapitulant les articles à renvoyer physiquement à l'entrepôt. Cliquez sur "OK" pour fermer cette fenêtre.
11. Cliquez sur "Terminer" pour finaliser l'échange.
Ce qui se passe après l'échange
Une fois l'échange validé :
- Si le nouvel article appartient à un autre produit, la fiche de la location affiche ce nouveau produit. Si la location comportait plusieurs unités du produit d'origine et que vous n'en échangez qu'une, la quantité du produit d'origine diminue d'une unité et une nouvelle ligne est ajoutée pour le nouveau produit.
- Le contrat de remplacement indique le nouveau produit et le numéro de série du nouvel article.
- L'historique de l'ancien article est mis à jour avec un nouveau statut. Ce statut dépend de la configuration définie dans Paramètres > Retours articles et disponibilité : si un délai "En transit" est configuré, l'article passe d'abord en statut "En transit" avant de redevenir disponible. Sans délai configuré, il repasse directement en stock.
- L'historique du nouvel article est mis à jour : une ligne "En cours" est ajoutée avec la date, l'heure, le nom de l'utilisateur et la location associée.
- Une entrée est automatiquement ajoutée dans le bloc "Historique des statuts de la location" (colonne de droite de la fiche location), indiquant le changement d'article avec : l'ancien numéro de série → le nouveau numéro de série, le nom de l'utilisateur, la date et l'heure de l'opération.
Pour plus d'informations, consultez le tutoriel Échanger un produit dans une location en cours.